Generator faktury (szkic do KSeF)
Wypełnij formularz, sprawdź sumy na żywo i pobierz wizualizację w PDF lub szkic XML w układzie FA(3). Bez logowania, a dane zostają w Twojej przeglądarce.
Co musi zawierać faktura VAT
Zakres obowiązkowych elementów wyznacza art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Formularz obejmuje datę wystawienia, kolejny numer, dane stron i NIP, datę sprzedaży, pozycje z miarą, ilością, ceną netto, rabatem i stawką, sumy według stawek, kwotę VAT i należność ogółem. Dochodzą adnotacje: metoda kasowa, odwrotne obciążenie, mechanizm podzielonej płatności oraz podstawa zwolnienia.
„Faktura powinna zawierać: 1) datę wystawienia; 2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; 3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; 4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25; 5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27; 6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; 7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; 8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług; 9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); 10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto; 11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9; 13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; 14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 15) kwotę należności ogółem”
ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e ust. 1 pkt 1–15 ISAP
Pola układu FA(3) odpowiadają tym elementom, a szkic XML został sprawdzony względem oficjalnego schematu XSD. Generator nie zastępuje porady księgowej.
Przykład liczbowy
- Audyt dokumentów: 8 godz. po 1 500,00 zł netto = 12 000,00 zł, stawka 23%.
- Szablon umowy: 2 szt. po 2 500,00 zł z rabatem 10% = 4 500,00 zł, stawka 23%.
- Szkolenie online: 1 szt. za 4 000,00 zł, sprzedaż zwolniona.
- Suma w stawce 23%: 1 650,00 zł netto, VAT 379,50 zł.
- Razem do zapłaty: 2 429,50 zł, słownie: dwa tysiące czterysta dwadzieścia dziewięć złotych 50/100.
Najczęstsze pytania
Czy dane z formularza trafiają na serwer?
Nie. PDF i szkic XML powstają w Twojej przeglądarce. Jeśli klikniesz „Zapamiętaj dane sprzedawcy”, nazwa, NIP, adres i rachunek zostaną zapisane tylko w pamięci tej przeglądarki i możesz je w każdej chwili usunąć.
Czy taka faktura jest fakturą ustrukturyzowaną w KSeF?
Nie. PDF jest wizualizacją, a pobrany plik XML to szkic w układzie FA(3), zgodny ze schematem XSD, ale niepodpisany i niewysłany. Faktura ustrukturyzowana powstaje dopiero po przesłaniu pliku do KSeF, który nadaje jej numer. Do wysyłki użyj aplikacji KSeF albo programu fakturowego.
W jakim terminie trzeba wystawić fakturę?
Co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi i nie wcześniej niż 60. dnia przed dostawą lub wykonaniem usługi (art. 106i ust. 1 i 7 ustawy o VAT). Od reguły są wyjątki, np. przy zaliczkach, usługach rozliczanych okresowo czy na żądanie nabywcy. Formularz ostrzega, gdy daty wykraczają poza regułę ogólną.
Jak liczony jest VAT?
Wartość netto każdej pozycji to ilość razy cena jednostkowa pomniejszona o rabat, zaokrąglona do grosza. VAT jest liczony od sumy wartości netto w danej stawce, a nie od każdej pozycji osobno, zgodnie z układem art. 106e ust. 1 pkt 13 i 14 ustawy o VAT. Zaokrąglenie to zwykłe: od połowy grosza w górę.
Co wpisać w numerze faktury?
Numer musi być kolejny w ramach jednej lub więcej serii i jednoznacznie identyfikować fakturę (art. 106e ust. 1 pkt 2). Generator podpowiada następny numer na podstawie ostatniego wystawionego w tej przeglądarce, na przykład FV/12/11/2026 po FV/11/11/2026. Schemat numeracji wybierasz sam.
Kiedy faktura wymaga adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”?
Gdy kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł i obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (art. 106e ust. 1 pkt 18a). Generator ostrzega przy przekroczeniu kwoty, ale nie zna Twojej klasyfikacji towarów, więc zaznaczenie pola zależy od Ciebie.
Jaką podstawę zwolnienia wpisać przy stawce zw?
Przepis, z którego wynika zwolnienie: art. 43 ust. 1 ustawy o VAT, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 albo przepis wydany na podstawie art. 82 ust. 3 (art. 106e ust. 1 pkt 19). Sprzedawcy zwolnieni podmiotowo piszą zwykle: art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.
Czego generator nie obsługuje?
Faktur walutowych, korekt, faktur zaliczkowych, procedury marży, sprzedaży eksportowej i wewnątrzwspólnotowej oraz nabywców zagranicznych. To narzędzie do prostej faktury krajowej w złotych. Pozostałe przypadki wymagają programu fakturowego lub konsultacji z księgowym.