Koszty w JDG: co i jak odliczyć (biuro w domu, komputer, telefon, amortyzacja, dokumentowanie)

Informacja o treści przepisów, nie porada prawna ani podatkowa. Sprawdź stan prawny w ISAP przed decyzją.

Tekst dotyczy przedsiębiorcy na podatku według skali albo liniowym. Samochodom osobowym poświęcony jest osobny tekst: samochód w firmie w 2027 roku. Wpływ kosztów na wybór formy opodatkowania opisuje tekst forma opodatkowania w 2027 roku.

Odpowiedź w trzech zdaniach

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23przepisKosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPOgólna definicja kosztu: celowość (osiągnięcie przychodów albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła) i brak na liście wyłączeń z art. 23. (art. 22 ust. 1 ustawy o PITprzepisKosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPOgólna definicja kosztu: celowość (osiągnięcie przychodów albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła) i brak na liście wyłączeń z art. 23.). Wydatek na komputer, telefon czy część mieszkania zaliczysz do kosztów tylko w takim zakresie, w jakim służy działalności; przepisy nie dają tu osobnych procentów ani ryczałtów. Sprzęt o wartości do 10 000 zł możesz rozliczyć od razu, a droższy przez amortyzację lub, jeśli jesteś małym podatnikiem albo dopiero zaczynasz, jednorazowo do limitu z art. 22k.

Kiedy wydatek jest kosztem

Ustawa nie zawiera listy kosztów. Liczy się cel: wydatek ma służyć uzyskaniu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła, a przy tym nie może należeć do wyłączeń z art. 23. Jednym z wyłączeń jest wydatek na nabycie lub wytworzenie środków trwałychprzepiswydatków na: a) nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów, b) nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych niż wymienione w lit. a środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanych części, c) ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 22g ust. 17 powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych – wydatki te, zaktualizowane zgodnie z odrębnymi przepisami, pomniejszone o sumę odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 1, są jednak kosztem uzyskania przychodów przy określaniu dochodu z odpłatnego zbycia rzeczy określonych w art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. d, oraz gdy odpłatne zbycie rzeczy i praw jest przedmiotem działalności gospodarczej, a także w przypadku odpłatnego zbycia składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, bez względu na czas ich poniesienia;ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 23 ust. 1 pkt 1 (stan: 2026-09-16) ISAP: takiego wydatku nie ujmujesz w kosztach wprost, tylko przez odpisy amortyzacyjne (albo na zasadach opisanych niżej).

Koszt potrącasz tylko w tym roku podatkowym, w którym został poniesionyprzepisKoszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 4a–5, 6 i 10.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 4 (stan: 2026-09-16) ISAP. Koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesieniaprzepisKoszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 5c (stan: 2026-09-16) ISAPMoment potrącenia kosztów pośrednich (innych niż bezpośrednio związanych z przychodami). Dotyczy podatników prowadzących księgi rachunkowe oraz podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), ale w KPiR tylko pod warunkiem z art. 22 ust. 6: księga stale w każdym roku podatkowym pozwala wyodrębnić koszty odnoszące się tylko do tego roku; z zastrzeżeniem ust. 6b (nie przytoczono).; jeżeli dotyczą okresu dłuższego niż rok, a nie da się ustalić części przypadającej na dany rok, stanowią koszt proporcjonalnie do długości okresu, którego dotycząprzepisKoszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 5c (stan: 2026-09-16) ISAPMoment potrącenia kosztów pośrednich (innych niż bezpośrednio związanych z przychodami). Dotyczy podatników prowadzących księgi rachunkowe oraz podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), ale w KPiR tylko pod warunkiem z art. 22 ust. 6: księga stale w każdym roku podatkowym pozwala wyodrębnić koszty odnoszące się tylko do tego roku; z zastrzeżeniem ust. 6b (nie przytoczono).. Te zasady stosuje się także przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów, pod warunkiem że księga jest prowadzona stale w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się tylko do danego roku podatkowegoprzepisZasady określone w ust. 5–5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 6 (stan: 2026-09-16) ISAPDotyczy podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Ust. 6b o dniu poniesienia kosztu w KPiR nie jest tu przytoczony.. Przy księgach rachunkowych dzień poniesienia kosztu to dzień, na który ujęto koszt w księgach na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo na podstawie innego dowodu, gdy faktury nie maprzepisZa dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 5d (stan: 2026-09-16) ISAP; przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej na zasadach z ust. 6 jest to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu (art. 22 ust. 6b).

Biuro w domu i telefon

W podatku dochodowym ani w VAT nie ma osobnego przepisu o biurze w domu lub telefonie prywatnym używanym także w firmie. O kosztach decyduje ogólna reguła: wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodówprzepisKosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPOgólna definicja kosztu: celowość (osiągnięcie przychodów albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła) i brak na liście wyłączeń z art. 23.. W praktyce oznacza to dwie rzeczy:

1. Część wydatku służąca życiu prywatnemu nie spełnia warunku celu, więc nie jest kosztem. Sposób podziału (metraż pomieszczenia przeznaczonego na firmę, billing telefonu) trzeba umieć obronić dokumentami i być w stanie wyjaśnić go organowi.
2. W VAT odliczenie przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanychprzepisW zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 86 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPOdliczenie przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.. Przy wykorzystaniu mieszanym odliczasz więc tylko część podatku naliczonego.

Budynek mieszkalny i lokal mieszkalny nie są środkami trwałymi do amortyzacji, gdy służą prowadzonej działalności gospodarczej lub są wynajmowaneprzepisAmortyzacji nie podlegają: 1) grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów, 2) budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, 3) dzieła sztuki i eksponaty muzealne, 4) wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż określony w art. 22b ust. 2 pkt 1 i 1a, 5) składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności – zwane odpowiednio środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22c (stan: 2026-09-16) ISAP. Nie zrobisz więc odpisów od własnego mieszkania wykorzystywanego jako biuro.

Komputer i sprzęt: do 10 000 zł i powyżej

Amortyzacji podlegają kompletne i zdatne do użytku składniki majątku o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, stanowiące własność podatnika i wykorzystywane na potrzeby działalnościprzepisAmortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania: 1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, 2) maszyny, urządzenia i środki transportu, 3) inne przedmioty – o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22a ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAP (środki trwałe). Komputer, monitor czy meble biurowe zwykle spełniają ten opis.

1. Do 10 000 zł. Możesz nie dokonywać odpisów od składników, których wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł; wydatek stanowi wtedy koszt w miesiącu oddania do używaniaprzepisPodatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22d ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAP. Przy wartości do 10 000 zł możesz też amortyzować sprzęt zwykłymi zasadami albo jednorazowo, w miesiącu oddania do używania lub w następnymprzepisOdpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 22h–22m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h–22m albo jednorazowo – w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22f ust. 3 (stan: 2026-09-16) ISAP.
2. Powyżej 10 000 zł. Odpisów dokonuje się zgodnie z art. 22h-22mprzepisOdpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 22h–22m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h–22m albo jednorazowo – w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22f ust. 3 (stan: 2026-09-16) ISAP, czyli rozkładasz wydatek w czasie, chyba że skorzystasz z jednorazowej amortyzacji z art. 22k.

Jednorazowa amortyzacja małego podatnika i rozpoczynającego

Podatnicy w roku rozpoczęcia działalności oraz mali podatnicy mogą jednorazowo odpisać wartość środków trwałych z grup 3-8 Klasyfikacji, z wyłączeniem samochodów osobowych, do łącznej kwoty równowartości 50 000 euro w roku podatkowymprzepisPodatnicy, w roku podatkowym, w którym rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 11, oraz mali podatnicy, mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3–8 Klasyfikacji, z wyłączeniem samochodów osobowych, w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 50 000 euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22k ust. 7 (stan: 2026-09-16) ISAPLimit w euro; przeliczenie na złote według ust. 12.. Kwotę przelicza się według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego, w zaokrągleniu do 1000 złprzepisPrzeliczenia na złote kwoty, o której mowa w ust. 7, dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy, w którym wystąpiło zdarzenie, o którym mowa w tym przepisie, w zaokrągleniu do 1000 zł.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22k ust. 12 (stan: 2026-09-16) ISAP.

Kto jest małym podatnikiem? Podatnik, u którego przychód ze sprzedaży (wraz z VAT) nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym równowartości 2 000 000 europrzepisIlekroć w ustawie jest mowa o: (…) 20) małym podatniku – oznacza to podatnika, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro, a w przypadku przedsiębiorstwa w spadku również przychodu ze sprzedaży u zmarłego przedsiębiorcy; przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł;ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 5a pkt 20 (stan: 2026-09-16) ISAPPkt 19 art. 5a jest uchylony (jest pkt 19a o samochodzie osobowym)..

Warunek dla rozpoczynających: ulga nie przysługuje temu, kto w roku rozpoczęcia działalności i w okresie dwóch lat licząc od końca roku poprzedzającego prowadził działalność gospodarczą samodzielnie lub jako wspólnik spółki niebędącej osobą prawną, albo prowadził ją małżonek przy wspólności majątkowejprzepisPrzepis ust. 7 nie ma zastosowania do podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności gospodarczej, który w roku rozpoczęcia tej działalności, a także w okresie dwóch lat, licząc od końca roku poprzedzającego rok jej rozpoczęcia, prowadził działalność gospodarczą samodzielnie lub jako wspólnik spółki niebędącej osobą prawną lub działalność taką prowadził małżonek tej osoby, jeżeli między małżonkami istniała w tym czasie wspólność majątkowa.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22k ust. 11 (stan: 2026-09-16) ISAP.

Jednorazowa amortyzacja fabrycznie nowych środków trwałych

Przedsiębiorcy mogą jednorazowo odpisać wartość nabytych fabrycznie nowych środków trwałych z grup 3-6 i 8 Klasyfikacji do kwoty 100 000 zł w roku podatkowymprzepisPodatnicy prowadzący działalność gospodarczą mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej nabytych fabrycznie nowych środków trwałych zaliczonych do grupy 3–6 i 8 Klasyfikacji w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 000 zł. Kwota 100 000 zł obejmuje sumę odpisów amortyzacyjnych i wpłaty na poczet nabycia środka trwałego, o której mowa w art. 22 ust. 1s, zaliczonej do kosztów uzyskania przychodów.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22k ust. 14 (stan: 2026-09-16) ISAP. Przepis stosuje się, gdy wartość początkowa jednego środka wynosi co najmniej 10 000 zł albo łączna wartość co najmniej dwóch środków wynosi co najmniej 10 000 zł, a wartość każdego z nich przekracza 3500 złprzepisPrzepis ust. 14 stosuje się, pod warunkiem że: 1) wartość początkowa jednego środka trwałego, o którym mowa w ust. 14, nabytego w roku podatkowym, wynosi co najmniej 10 000 zł lub 2) łączna wartość początkowa co najmniej dwóch środków trwałych, o których mowa w ust. 14, nabytych w roku podatkowym, wynosi co najmniej 10 000 zł, a wartość początkowa każdego z nich przekracza 3500 zł.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22k ust. 15 (stan: 2026-09-16) ISAP.

Faktury, płatności i VAT

Prawo do odliczenia VAT wynika z faktur: kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych z tytułu nabycia towarów i usługprzepisKwotę podatku naliczonego stanowi: 1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: a) nabycia towarów i usług, b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi; (…)ustawa o podatku od towarów i usług, art. 86 ust. 2 pkt 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPkt 1 lit. a i b; dalsze punkty ust. 2 pominięto (…).. Faktura nie daje prawa do odliczenia, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolnionaprzepisNie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy: (…) 2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;ustawa o podatku od towarów i usług, art. 88 ust. 3a pkt 2 (stan: 2026-10-16) ISAP albo gdy stwierdza czynności, które nie zostały dokonane, lub podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością, w części dotyczącej tych pozycjiprzepisNie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy: (…) 4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne: a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności, b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością, (…)ustawa o podatku od towarów i usług, art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a i b (stan: 2026-10-16) ISAPPominięto lit. c: od 1.01.2027 r. lit. c ma dotyczyć czynności dokonanych w warunkach nadużycia prawa z art. 5 ust. 5 (Dz. U. z 2026 r. poz. 1270); do końca 2026 r. dotyczy czynności z art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego.. Od 1.01.2027 ten przepis zmienia się w lit. c (czynności dokonane w warunkach nadużycia prawa).

Płatności przy transakcjach między przedsiębiorcami podlegają dodatkowemu warunkowi. Przedsiębiorca nie zalicza do kosztów tej części kosztu, w jakiej płatność dotycząca transakcji z art. 19 Prawa przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczegoprzepisPodatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców: 1) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub 2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub 3) pomimo zawarcia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności” zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o podatku od towarów i usług, została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w art. 108a ust. 1a tej ustawy.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPKoszt nie jest zaliczany w tej części, w jakiej płatność powyżej progu 15 000 zł (pp.19) poszła bez rachunku płatniczego (lub na rachunek spoza wykazu VAT, lub z pominięciem podzielonej płatności). Wyłączona jest ta część kosztu, nie cały koszt., na rachunek spoza wykazu podmiotów VAT, albo z pominięciem podzielonej płatności, gdy faktura ją wskazuje. Jeśli koszt już zaliczono, zmniejsza się koszty uzyskania przychodów albo zwiększa przychody w miesiącu płatności lub zlecenia przelewuprzepisW przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części: 1) zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo 2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody – w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p ust. 2 (stan: 2026-09-16) ISAP. Te zasady stosuje się odpowiednio do nabycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnychprzepisPrzepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w przypadku: 1) nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych; 2) dokonania płatności: a) po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej, b) po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym albo w ustawie z dnia 24 sierpnia 2006 r. o podatku tonażowym – z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności, albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p ust. 3 (stan: 2026-09-16) ISAP.

Przykład liczony (2027)

Założenia (kwoty ilustracyjne, ustawa ich nie podaje): w marcu kupujesz laptop do firmy za 8 000 zł netto, VAT z faktury 1 840 zł, płatność przelewem na rachunek z wykazu. Rozliczasz się liniowo i jesteś czynnym podatnikiem VAT, a laptop służy wyłącznie firmie.

1. Wartość początkowa 8 000 zł nie przekracza 10 000 zł, więc możesz nie amortyzować i zaliczyć wydatek do kosztów w miesiącu oddania do używaniaprzepisPodatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22d ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAP.
2. Koszt w PIT: 8 000 zł. Przy stawce 19% podatku liniowegoprzepisPodatek dochodowy od dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej uzyskanych przez podatników, o których mowa w art. 9a ust. 2 lub 7, z zastrzeżeniem art. 29 i art. 30, wynosi 19 % podstawy obliczenia podatku.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 30c ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAP podatek dochodowy maleje o 8 000 × 19% = 1 520 zł.
3. VAT naliczony 1 840 zł obniża VAT należny w zakresie wykorzystania do czynności opodatkowanychprzepisW zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 86 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPOdliczenie przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.. Skoro laptop służy wyłącznie firmie, odliczasz całość: 1 840 zł.
4. Łączny skutek: 1 520 zł mniej podatku dochodowego i 1 840 zł mniej VAT do zapłaty; netto ten wydatek kosztuje Cię 8 000 − 1 520 = 6 480 zł (bez VAT, który odliczasz).

Przykład pomija składkę zdrowotną (na liniowym koszt obniża też jej podstawę).

Gdyby laptop kosztował 12 000 zł netto, nie mieściłby się w limicie z art. 22d. Rozliczysz go przez amortyzację albo, jako mały podatnik lub podatnik rozpoczynający działalność, jednorazowo w ramach limitu z art. 22k ust. 7.

Najczęstsze błędy

1. Wrzucanie w koszty całego wydatku prywatno-firmowego (telefon, internet, część mieszkania) bez podziału i bez dokumentów.
2. Mylenie wartości netto z brutto przy progu 10 000 zł: porównuje się wartość początkową, a nie kwotę z faktury z VAT. Dotyczy to czynnego podatnika VAT: cenę nabycia pomniejsza się o VAT, chyba że podatnikowi nie przysługuje jego odliczenie (art. 22g ust. 3), więc u zwolnionego z VAT wartość początkowa obejmuje VAT.
3. Ujęcie jednorazowej amortyzacji z art. 22k przy samochodzie osobowym: jest z niej wyłączony.
4. Płatność gotówką za fakturę powyżej progu z Prawa przedsiębiorców: część kosztu przepada.
5. Ujęcie kosztu w dacie zapłaty zamiast w dacie jego poniesienia (przy KPiR według ust. 6 to dzień wystawienia faktury, przy księgach rachunkowych dzień ujęcia w księgach).

Pytania i odpowiedzi

Co jest kosztem uzyskania przychodów? Koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków z art. 23przepisKosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPOgólna definicja kosztu: celowość (osiągnięcie przychodów albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła) i brak na liście wyłączeń z art. 23..

Czy komputer za 8 000 zł muszę amortyzować? Nie, przy wartości początkowej do 10 000 zł możesz nie dokonywać odpisów amortyzacyjnychprzepisPodatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22d ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAP.

Ile wynosi limit jednorazowej amortyzacji dla małego podatnika? Równowartość 50 000 euro w roku podatkowymprzepisPodatnicy, w roku podatkowym, w którym rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 11, oraz mali podatnicy, mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3–8 Klasyfikacji, z wyłączeniem samochodów osobowych, w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 50 000 euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22k ust. 7 (stan: 2026-09-16) ISAPLimit w euro; przeliczenie na złote według ust. 12., przeliczana według kursu z października roku poprzedzającego.

Kto jest małym podatnikiem? Podatnik z przychodem ze sprzedaży do równowartości 2 000 000 euro w poprzednim roku podatkowymprzepisIlekroć w ustawie jest mowa o: (…) 20) małym podatniku – oznacza to podatnika, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro, a w przypadku przedsiębiorstwa w spadku również przychodu ze sprzedaży u zmarłego przedsiębiorcy; przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł;ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 5a pkt 20 (stan: 2026-09-16) ISAPPkt 19 art. 5a jest uchylony (jest pkt 19a o samochodzie osobowym)..

Czy odliczę VAT od telefonu używanego także prywatnie? Tylko w zakresie wykorzystania do czynności opodatkowanychprzepisW zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 86 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPOdliczenie przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych..

Czy zapłata gotówką psuje koszt? Tak, przy transakcjach z art. 19 Prawa przedsiębiorców koszt nie jest zaliczany w tej części, w jakiej płatność nastąpiła bez rachunku płatniczegoprzepisPodatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców: 1) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub 2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub 3) pomimo zawarcia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności” zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o podatku od towarów i usług, została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w art. 108a ust. 1a tej ustawy.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPKoszt nie jest zaliczany w tej części, w jakiej płatność powyżej progu 15 000 zł (pp.19) poszła bez rachunku płatniczego (lub na rachunek spoza wykazu VAT, lub z pominięciem podzielonej płatności). Wyłączona jest ta część kosztu, nie cały koszt..