Biała lista VAT: jak sprawdzić kontrahenta krok po kroku

Informacja o treści przepisów i opis usług urzędowych, nie porada prawna ani podatkowa. Wygląd wyszukiwarki i adresy API zmieniają się: sprawdź je na stronie wykazu w dniu przelewu.

Odpowiedź w trzech zdaniach

Przed każdym większym przelewem do firmy sprawdź w wyszukiwarce wykazu podatników VAT (biała lista), czy rachunek z faktury jest przypisany do kontrahenta na dzień zlecenia przelewu, i zapisz wynik jako PDF z unikalnym identyfikatorem. Wykaz prowadzi Szef KAS na podstawie art. 96b ust. 1 ustawy o VATprzepisSzef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów: 1) w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT; 2) zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 96b ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP. Przelew powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu naraża na solidarną odpowiedzialność za VAT dostawcy, a dla płatności z faktur wystawionych przed 1 stycznia 2027 roku także odbiera prawo do kosztu podatkowego, chyba że w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złożysz zawiadomienie ZAW-NR. Od 1 stycznia 2027 roku sankcja kosztowa za przelew na rachunek spoza wykazu znika z PIT i CIT (ustawa z 18 września 2026 r., Dz. U. 2026 poz. 1371), a odpowiedzialność solidarna z Ordynacji podatkowej zostaje.

Co przygotować

• NIP kontrahenta (albo REGON, albo numer rachunku z faktury; wyszukiwarka przyjmuje też fragment nazwy firmy).
• Numer rachunku bankowego z faktury lub umowy, w pełnym 26-cyfrowym zapisie.
• Datę, w której zlecisz przelew: wynik wyszukiwarki dotyczy wybranego dnia.
• Fakturę (lub jej numer KSeF) i kwotę brutto do zapłaty, żeby ocenić, czy transakcja przekracza 15 000 zł.
• Miejsce na zapis plików PDF z wyszukiwarki, np. folder przy księgowości z podziałem na miesiące.
• Dostęp do eUrzędu Skarbowego (login.gov.pl) na wypadek konieczności złożenia ZAW-NR.

Krok po kroku

1. Wejdź na stronę wykazu: wykazpodatnikowvat.mf.gov.pl (dawny adres wyszukiwarki na podatki.gov.pl przekierowuje na tę stronę). Logowanie nie jest potrzebne.
2. Wybierz jedno kryterium wyszukiwania: NIP, REGON, numer rachunku albo część nazwy firmy. Najpewniejszy jest NIP z faktury.
3. Wskaż dzień, na który ma być pokazany stan wykazu. Przy zwykłej płatności wybierz dzień zlecenia przelewu, bo od tego dnia zależą skutki podatkowe.
4. Kliknij przycisk wyszukiwania. Jeśli wpisałeś fragment nazwy i pasuje kilku podatników, wybierz właściwego z listy po NIP i adresie.
5. Odczytaj status podmiotu. Wykaz obejmuje podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, podmioty niezarejestrowane lub wykreślone z rejestru oraz przywrócone do rejestru.
6. Dla podatnika VAT czynnego sprawdź listę rachunków i porównaj numer z fakturą cyfra po cyfrze. Rachunki są publikowane tylko dla podatników zarejestrowanych lub przywróconych jako czynni, a prywatne rachunki ROR nie są publikowane.
7. Zapisz wynik jako plik PDF. Zawiera unikalny identyfikator potwierdzający, że zapytanie wykonano w danym dniu; według urzędu to wystarczający dowód sprawdzenia kontrahenta. Zrzut ekranu lub wydruk działają jak kopia.
8. Dopiero wtedy zleć przelew na rachunek zgodny z wykazem. Dane wykazu są aktualizowane raz na dobę w dni robocze, więc sprawdzaj rachunek w dniu płatności, nie przy wystawieniu faktury.
9. Gdy rachunku z faktury nie ma w wykazie, nie płać. Poproś kontrahenta o wyjaśnienie lub o fakturę z rachunkiem widniejącym w wykazie. Jeśli mimo to musisz zapłacić na ten rachunek, zastosuj procedurę z sekcji „Płatność na rachunek spoza wykazu”.

Sprawdzanie przez API

Dla programów księgowych i masowych płatności KAS udostępnia API. Metoda „search” zwraca pełne dane podmiotu, a „check” odpowiada tak lub nie na pytanie, czy rachunek jest przypisany do podanego NIP lub REGON w danym dniu. Obie metody zwracają klucz elektroniczny potwierdzający zapytanie. Adres produkcyjny od 15 października 2026 r. to https://wykazpodatnikowvat.mf.gov.pl/api/, a dotychczasowy wl-api.mf.gov.pl jest obsługiwany do 1 grudnia 2026 r. Limit metody „search” to 100 zapytań dziennie (do 30 podmiotów w zapytaniu); po przekroczeniu limitu dostęp bywa blokowany do godziny 0:00, także w wyszukiwarce na stronie. Do hurtowych kontroli służy też plik płaski publikowany codziennie, z parami NIP i rachunek zabezpieczonymi funkcją skrótu.

Płatność na rachunek spoza wykazu

Przepisy dotyczą płatności, gdy jednocześnie: kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, dostawa lub usługa jest potwierdzona fakturą, a przelew wykonano na rachunek inny niż w wykazie na dzień zlecenia przelewu. Dla kosztów podatkowych jednoosobowej firmy kluczowa jest kwota transakcji powyżej 15 000 zł wynikająca z art. 19 Prawa przedsiębiorcówprzepisDokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy: 1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz 2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.Prawo przedsiębiorców, art. 19 (stan: 2026-10-16) ISAPPróg 15 000 zł dotyczy jednorazowej wartości transakcji między przedsiębiorcami; powyżej płatność przez rachunek płatniczy przedsiębiorcy. Skutek podatkowy: pit.22p.1..

Brak kosztu podatkowego (płatności z faktur wystawionych przed 1 stycznia 2027 roku). Zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy o PITprzepisPodatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców: 1) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub 2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub 3) pomimo zawarcia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności” zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o podatku od towarów i usług, została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w art. 108a ust. 1a tej ustawy.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPKoszt nie jest zaliczany w tej części, w jakiej płatność powyżej progu 15 000 zł (pp.19) poszła bez rachunku płatniczego (lub na rachunek spoza wykazu VAT, lub z pominięciem podzielonej płatności). Wyłączona jest ta część kosztu, nie cały koszt. Od 1 stycznia 2027 r. (ustawa z dnia 18 września 2026 r., Dz. U. z 2026 r. poz. 1371, art. 1 pkt 2 lit. a i art. 6; wchodzi w życie 5.11.2026, ten przepis od 1.01.2027) ust. 1 otrzymuje brzmienie: „Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.” Do płatności wynikającej z faktury wystawionej przed 1 stycznia 2027 r. stosuje się brzmienie dotychczasowe (art. 3 ust. 2 tej ustawy). Od 1 stycznia 2027 r. art. 22p ust. 4 jest uchylony (Dz. U. z 2026 r. poz. 1371). przedsiębiorca nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty w wykazie na dzień zlecenia przelewu. Jeśli koszt już ujęto, art. 22p ust. 2przepisW przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części: 1) zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo 2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody – w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p ust. 2 (stan: 2026-09-16) ISAPOd 1 stycznia 2027 r. (ustawa z dnia 18 września 2026 r., Dz. U. z 2026 r. poz. 1371, art. 1 pkt 2 lit. b i art. 6) część wspólna ust. 2 otrzymuje brzmienie: „– w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego.” Do płatności wynikającej z faktury wystawionej przed 1 stycznia 2027 r. stosuje się brzmienie dotychczasowe (art. 3 ust. 2 tej ustawy). Od 1 stycznia 2027 r. uchylony jest też ust. 4 (art. 1 pkt 2 lit. c). nakazuje zmniejszyć koszty (albo zwiększyć przychody, gdy kosztów zmniejszyć się nie da) w miesiącu, w którym zlecono przelew. Te same zasady dotyczą m.in. zakupu środków trwałych (art. 22p ust. 3przepisPrzepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w przypadku: 1) nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych; 2) dokonania płatności: a) po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej, b) po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym albo w ustawie z dnia 24 sierpnia 2006 r. o podatku tonażowym – z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności, albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p ust. 3 (stan: 2026-09-16) ISAP). Od 1 stycznia 2027 roku art. 22p ust. 1 dotyczy już tylko płatności dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego, a ust. 4 (w tym zwolnienie po złożeniu ZAW-NR) zostaje uchylony. Do płatności wynikającej z faktury wystawionej przed 1 stycznia 2027 roku stosuje się jednak dotychczasowe brzmienie art. 22p (art. 3 ust. 2 ustawy z 18 września 2026 r., Dz. U. 2026 poz. 1371), więc przelew w 2027 roku na rachunek spoza wykazu z faktury ze starego roku nadal wyłącza koszt.

Solidarna odpowiedzialność za VAT. Według art. 117ba Ordynacji podatkowej nabywca, który zapłacił na rachunek spoza wykazu, odpowiada solidarnie z dostawcą za jego zaległości w VAT dotyczące tej transakcji, w części proporcjonalnej do kwoty VAT z faktury. Serwisy urzędowe opisują to jako odpowiedzialność całym majątkiem.

Jak uniknąć skutków: ZAW-NR. Zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu składa się w eUrzędzie Skarbowym (logowanie przez login.gov.pl) do urzędu skarbowego właściwego dla płatnika, w terminie 7 dni od daty zlecenia przelewu. Według podatki.gov.pl złożenie ZAW-NR pozwala zaliczyć zapłatę do kosztów (do końca 2026 roku i przy płatnościach z faktur sprzed 2027 roku) i uwalnia od solidarnej odpowiedzialności za VAT dostawcy z tej transakcji (art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, bez zmian od 2027 roku). Termin 7 dni, według stanowiska Ministerstwa Finansów, ma charakter materialnoprawny i nie podlega przywróceniu. Składając ZAW-NR w imieniu innej osoby, potrzebujesz pełnomocnictwa PPO-1; pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji z art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej obejmuje też podpisanie ZAW-NR (art. 117ba § 3a).

Przykład: faktura 24 600 zł na rachunek spoza wykazu (płatność w 2026 roku)

Jednoosobowa firma na podatku liniowym 19% kupuje w 2026 roku usługę od czynnego podatnika VAT. Faktura: 20 000 zł netto, VAT 23% = 4 600 zł, razem 24 600 zł (20 000 + 4 600). Kontrahent podał na fakturze rachunek, którego nie ma w wykazie na dzień zlecenia przelewu. Firma płaci przelewem 24 600 zł i nie składa ZAW-NR.

Skutek	Wyliczenie	Wynik
Koszt podatkowy (netto)	20 000 zł wyłączone z kosztów	0 zł kosztu
Dodatkowy podatek dochodowy 19%	20 000 zł x 19%	3 800 zł
Ryzyko odpowiedzialności za VAT dostawcy	do kwoty VAT z faktury	do 4 600 zł
Łączne ryzyko (bez odsetek)	3 800 zł + 4 600 zł	do 8 400 zł

Gdyby w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu firma złożyła ZAW-NR, obie pozycje by odpadły: koszt zostałby uznany, a odpowiedzialność za VAT dostawcy wyłączona. Przy płatności z faktury wystawionej od 1 stycznia 2027 roku pierwsza z tych pozycji (3 800 zł) by odpadła, a druga zostałaby. Wartość transakcji do progu 15 000 zł z art. 19 Prawa przedsiębiorców oceniaj według zasad z tego przepisu, a konkretny przypadek skonsultuj z księgowym.

Najczęstsze błędy

1. Sprawdzenie kontrahenta raz, przy pierwszej fakturze, i brak kontroli rachunku przy kolejnych płatnościach.
2. Sprawdzenie rachunku w dniu wystawienia faktury zamiast w dniu zlecenia przelewu.
3. Pominięcie zapisu PDF z identyfikatorem: bez niego trudno udowodnić, że kontrola była wykonana.
4. Przelew na rachunek ze stopki maila lub z nowej wersji faktury bez porównania z wykazem (typowy sposób oszustw na zmianę numeru konta).
5. Rachunek w innym banku lub rachunek wirtualny kontrahenta, który nie figuruje w wykazie pod jego NIP.
6. Mylenie statusu „zwolniony z VAT” z „czynny”: zasady z art. 22p dotyczą dostawców zarejestrowanych jako podatnik VAT czynny.
7. Złożenie ZAW-NR po 7 dniach od zlecenia przelewu albo do niewłaściwego urzędu (właściwy jest urząd płatnika).
8. Wyczerpanie dziennego limitu zapytań API i zablokowanie także wyszukiwarki ręcznej.
9. Zaliczenie kosztu w miesiącu przelewu bez korekty po ustaleniu, że rachunek nie był w wykazie.

Terminy

Co	Termin
Sprawdzenie rachunku w wykazie	Dzień zlecenia przelewu (dane aktualizowane raz na dobę w dni robocze)
Zawiadomienie ZAW-NR	7 dni od daty zlecenia przelewu
Korekta kosztów po płatności na rachunek spoza wykazu (art. 22p ust. 2)	Miesiąc, w którym zlecono przelew
Stary adres API wl-api.mf.gov.pl	Obsługiwany do 1 grudnia 2026 r.
Koniec sankcji kosztowej za rachunek spoza wykazu (PIT art. 22p)	Płatności z faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r.

Najczęstsze pytania

Czy muszę sprawdzać każdego kontrahenta na białej liście?

Przepisy o kosztach i odpowiedzialności solidarnej dotyczą płatności na rachunek spoza wykazu, więc praktycznie sprawdzasz rachunek przed każdą płatnością do czynnego podatnika VAT. Dla transakcji powyżej 15 000 zł robisz to zawsze i zapisujesz PDF. Biznes.gov.pl zaleca sprawdzenie szczególnie przy nowych kontrahentach.

Czy można sprawdzić kontrahenta po samym numerze rachunku?

Tak. Wyszukiwarka przyjmuje NIP, REGON, numer rachunku lub fragment nazwy firmy. Po numerze rachunku zobaczysz, do jakiego podmiotu jest przypisany na wybrany dzień.

Jak udowodnić, że sprawdziłem kontrahenta?

Zapisz wynik wyszukiwania jako PDF. Plik zawiera unikalny identyfikator zapytania i dzień, na który sprawdzano podmiot. Według urzędu to potwierdzenie można zachować elektronicznie lub wydrukować.

Co oznacza, że kontrahenta nie ma w wykazie albo jest niezarejestrowany?

Podmioty niezarejestrowane, którym odmówiono rejestracji, lub wykreślone z rejestru VAT trafiają do wykazu bez numerów rachunków. Takiej firmie nie zapłacisz zgodnie z wykazem, bo rachunków nie ma do czego porównać. Wyjaśnij status przed płatnością i wystawieniem lub rozliczeniem faktury.

Czy zasada 15 000 zł dotyczy kwoty netto czy brutto?

Art. 19 Prawa przedsiębiorców mówi o jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. Jak liczyć konkretną transakcję (z VAT czy bez), omów z księgowym. W przykładzie z poradnika pokazano skutki dla faktury, która przekracza próg w obu ujęciach.

Czy mogę zaliczyć koszt, jeśli kontrahent podał zły rachunek?

Tak, jeśli w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złożysz ZAW-NR. Bez zawiadomienia koszt w części zapłaconej na rachunek spoza wykazu nie jest kosztem podatkowym, ale tylko dla płatności z faktur wystawionych przed 1 stycznia 2027 roku. Od faktur z 2027 roku sam przelew na rachunek spoza wykazu nie wyłącza kosztu w PIT, zostaje natomiast ryzyko solidarnej odpowiedzialności za VAT, które usuwa ZAW-NR.

Gdzie i jak złożyć ZAW-NR?

W eUrzędzie Skarbowym po zalogowaniu przez login.gov.pl, do urzędu skarbowego właściwego dla Ciebie jako płatnika. W imieniu innej osoby składasz zawiadomienie z pełnomocnictwem PPO-1.

Czy API wykazu jest płatne i ile zapytań wolno wysłać?

Strony KAS nie podają opłat. Limit metody „search” wynosi 100 zapytań dziennie (do 30 podmiotów w zapytaniu), a po jego przekroczeniu dostęp bywa blokowany do północy.

Powiązane

• Pierwsza faktura w KSeF krok po kroku
• Konto firmowe JDG: otwarcie i zgłoszenie
• VAT-R: rejestracja VAT krok po kroku
• Korekta deklaracji PIT, VAT i ZUS krok po kroku
• Koszty w JDG: co i jak odliczyć w 2027
• Faktura korygująca w 2027: kiedy korekta, KSeF i VAT