Kasa fiskalna w JDG krok po kroku: obowiązek i zgłoszenie

Informacja o treści przepisów i opis usług urzędowych, nie porada prawna ani podatkowa. Nazwy ekranów i formularzy sprawdź w samej usłudze, a zakres obowiązku z kasą u doradcy lub w urzędzie skarbowym.

Ten poradnik prowadzi przez czynności: od sprawdzenia obowiązku, przez zakup i fiskalizację, po codzienną obsługę kasy. Samą regułę zwolnienia i ulgi opisuje Wyjaśnienie Kasa fiskalna w jednoosobowej firmie w 2027 roku; tutaj dokładamy kroki praktyczne.

Odpowiedź w trzech zdaniach

Kasę musisz mieć, jeśli sprzedajesz osobom fizycznym nieprowadzącym działalności lub rolnikom ryczałtowymprzepisPodatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP, a nie przysługuje Ci zwolnienie, najczęściej ze względu na sprzedaż do 20 000 zł w poprzednim roku podatkowymprzepisZwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r.: (…) podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20 000 złrozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, § 3 ust. 1 pkt 1 (stan: 2026-11-09) ISAPWartość sprzedaży dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (nie całego obrotu); limit 20 000 zł jest progiem sprzedaży z poprzedniego roku podatkowego. Zwolnienie obowiązuje do 31.12.2027. Wyłączenia z § 4 ograniczają zwolnienie dla wskazanych towarów i usług; obowiązek kasy wynika też z art. 111 ustawy o VAT.. Kasę wybierasz z listy modeli Ministerstwa Finansów, fiskalizuje ją autoryzowany serwisant, a kasa online sama przekazuje dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Za zakup kasy online odliczysz 90% ceny netto, najwyżej 700 złprzepisPodatnicy, u których: 1) powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, 2) nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży – mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90 % jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 4 (stan: 2026-10-16) ISAP, pod warunkiem zakupu w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji.

Co przygotować

• Sprzedaż osobom fizycznym i rolnikom ryczałtowym za poprzedni rok (z księgi lub ewidencji), osobno od sprzedaży firmom na fakturę.
• Opis rodzaju sprzedaży i numer PKWiU towarów lub usług, żeby sprawdzić wyłączenia ze zwolnienia (§ 4 rozporządzenia).
• Lista modeli kas z serwisu podatki.gov.pl i oferty co najmniej dwóch sprzedawców z autoryzowanym serwisem.
• Dane firmy: NIP, adres miejsca sprzedaży, dane osoby, która będzie obsługiwać kasę.
• Dostęp do internetu w miejscu sprzedaży (kasa online wymaga łączności z CRK) i drukarka lub sposób wydawania e-paragonów.
• Konto w e-Urzędzie Skarbowym lub login.gov.pl, do podglądu danych i ewentualnych zgłoszeń.
• Wiedzę, jaki masz status VAT (czynny, zwolniony), bo od tego zależy sposób rozliczenia ulgi.

Krok po kroku

1. Sprawdź, czy musisz ewidencjonować na kasie. Obowiązek dotyczy sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności oraz rolnikom ryczałtowymprzepisPodatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP. Sprzedaż firmom na fakturę się nie liczy. Faktura w KSeF nie zastępuje kasy, bo obowiązek faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalnościprzepisObowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur: 1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju; 2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę; 3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach; 4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej; 5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s; 6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106ga ust. 2 (stan: 2026-10-16) ISAP; jak wystawić pierwszą fakturę, opisuje poradnik Pierwsza faktura w KSeF.
2. Policz limit zwolnienia. Zwolnienie przysługuje, gdy sprzedaż na rzecz tych odbiorców w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 złprzepisZwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r.: (…) podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20 000 złrozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, § 3 ust. 1 pkt 1 (stan: 2026-11-09) ISAPWartość sprzedaży dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (nie całego obrotu); limit 20 000 zł jest progiem sprzedaży z poprzedniego roku podatkowego. Zwolnienie obowiązuje do 31.12.2027. Wyłączenia z § 4 ograniczają zwolnienie dla wskazanych towarów i usług; obowiązek kasy wynika też z art. 111 ustawy o VAT., nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 r. Jeśli zaczynasz w trakcie roku, liczy się przewidywana sprzedaż w proporcji do okresu jej wykonywaniaprzepisZwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r.: (…) podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2024 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, nie przekroczy kwoty 20 000 złrozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, § 3 ust. 1 pkt 2 (stan: 2026-11-09) ISAPWartość sprzedaży dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (nie całego obrotu); Dla rozpoczynających sprzedaż po 31.12.2024 liczy się przewidywana sprzedaż w danym roku podatkowym, w proporcji do okresu jej wykonywania. Zwolnienie obowiązuje do 31.12.2027. Wyłączenia z § 4 ograniczają zwolnienie dla wskazanych towarów i usług; obowiązek kasy wynika też z art. 111 ustawy o VAT..
3. Sprawdź wyłączenia branżowe. Zwolnienia nie stosuje się m.in. przy dostawie gazu płynnego, części do silników i części do pojazdówprzepisZwolnień, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku: 1) dostawy: a) gazu płynnego, b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00), c) silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408), d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707), e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00), f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90), g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do: – ciągników, – pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą, – samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi, – pojazdów silnikowych do transportu towarów, – pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych – z wyłączeniem motocykli, h) komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol, i) wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych, j) wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników, k) silników elektrycznych, prądnic i transformatorów, l) sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych, m) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, n) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, o) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN, p) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, q) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 %, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 % (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, r) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, s) wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, t) wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50 % objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania, u) węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych, w) towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towarrozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, § 4 ust. 1 pkt 1 (dostawa towarów) (stan: 2026-11-09) ISAPWymienione dostawy nie korzystają ze zwolnień z § 2 i § 3; wyjątki w § 4 ust. 2 i 3. oraz przy usługach naprawy pojazdów, opieki medycznej lekarzy i dentystów, prawniczych i doradztwa podatkowegoprzepisZwolnień, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku: (…) 2) świadczenia usług: a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia, b) taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą, c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów, e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów, f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia, g) prawniczych, z wyłączeniem usług wymienionych w poz. 31 załącznika do rozporządzenia, h) doradztwa podatkowego, i) związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie: – świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz – usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering), j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, k) kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe, l) związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne, m) mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), n) parkingu samochodów i innych pojazdów, o) przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, § 4 ust. 1 pkt 2 (świadczenie usług) (stan: 2026-11-09) ISAPWymienione usługi nie korzystają ze zwolnień z § 2 i § 3; wyjątki w § 4 ust. 2 i 3.. Pełny wykaz i wyjątki są w § 4 rozporządzenia.
4. Ustal termin rozpoczęcia ewidencji. Zwolnienie z limitu 20 000 zł traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia limituprzepisW przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1: (…) pkt 1, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży podatnika dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przekroczyła kwotę 20 000 złrozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, § 5 ust. 1 pkt 1 (stan: 2026-11-09) ISAPZwolnienie z § 3 ust. 1 pkt 1 traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia 20 000 zł (nie od razu).. Przekroczenie w styczniu oznacza kasę od 1 kwietnia. Jeśli z góry wiesz, że limit nie obejmie Twojej sprzedaży (np. branża bez zwolnienia), ewidencję zaczynasz od pierwszej sprzedaży osobie fizycznej, więc kasa musi działać przed nią.
5. Wybierz rodzaj kasy. Standardem jest kasa online: przesyła dane na bieżąco do CRK, a raport dobowy nie musi być drukowany. Kasa wirtualna to oprogramowanie na komputerze, tablecie lub telefonie, dostępne tylko dla grup sprzedawców i rodzajów sprzedaży wskazanych w przepisach; sprawdź to przed zakupem. Starsze kasy z zapisem papierowym lub elektronicznym nie są już sprzedawane. Ulga z kroku 8 dotyczy kas online.
6. Kup model z listy MF od sprzedawcy z serwisem. Aktualną listę modeli kas publikuje serwis podatki.gov.pl (zakładka kasy rejestrujące). Upewnij się, że sprzedawca ma autoryzowanego serwisanta w Twojej okolicy i wystawi fakturę z numerem NIP firmy. Cenę netto zachowaj do ulgi.
7. Zleć fiskalizację i uruchom kasę. Fiskalizację wykonuje serwisant przed pierwszą sprzedażą na kasie. W kasie online potwierdza ją raport fiskalny wysłany do CRK, a numer ewidencyjny przydziela CRK automatycznie; według biznes.gov.pl nie zgłaszasz wtedy kasy naczelnikowi urzędu skarbowego. Siedmiodniowe zgłoszenie na wzorze dotyczy kas z zapisem elektronicznym lub papierowym. Zgłoś serwisantowi dane miejsca użytkowania i zapisz numer ewidencyjny oraz datę fiskalizacji, bo od niej liczysz 6 miesięcy do ulgi i 2 lata do przeglądu.
8. Odlicz ulgę. Wykaż 90% ceny zakupu bez podatku, nie więcej niż 700 złprzepisPodatnicy, u których: 1) powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, 2) nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży – mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90 % jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 4 (stan: 2026-10-16) ISAP w rozliczeniu VAT za okres zakupu. Przy nadwyżce nad podatkiem należnym przysługuje zwrot różnicy na rachunek bankowy albo odliczenie w następnych okresachprzepisPodatnicy, u których: 1) powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, 2) nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży – mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90 % jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 4 (stan: 2026-10-16) ISAP. Warunek: zakup w terminie 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji; jeśli ewidencję zaczynasz bez obowiązku (np. na zwolnieniu z limitu), nie możesz wcześniej używać kas. Jeśli jesteś zwolniony z VAT, tryb rozliczenia ulgi ustal z księgowym albo w urzędzie; poradnik o rejestracji VAT: VAT-R krok po kroku.
9. Wystawiaj paragon z każdej sprzedaży. Podatnik wystawia i wydaje nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedażyprzepisPodatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani: wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: a) w postaci papierowej lub b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowychustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 3a pkt 1 (brzmienie do 31.12.2026) (stan: 2026-10-16) ISAPOd 1.01.2027 pkt 1 otrzymuje brzmienie: wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży (oznaczenie w tekście jednolitym: Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.)., w formie papierowej albo za zgodą nabywcy elektronicznej.
10. Wykonuj przeglądy i reaguj na awarie. Kasę trzeba zgłaszać do serwisu przy każdej nieprawidłowości, udostępniać do kontroli i poddawać obowiązkowym przeglądomprzepisPodatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani: (…) 2) dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy; 3) udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów; 4) poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrującychustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 3a pkt 2–4 (fragment) (stan: 2026-10-16) ISAPFragment: wstęp i pkt 2–4; pkt 1 w osobnym kluczu vat.111.3a.1 (zmiana od 1.01.2027), pkt 5 uchylony, pkt 6 i następne pominięto.. Według biznes.gov.pl przegląd wykonuje się co najmniej raz na 2 lata od fiskalizacji lub poprzedniego przeglądu.

Obowiązki w trakcie użytkowania

• Raport dobowy. Kasa online go nie drukuje, ale generuje się go za każdą dobę ze sprzedażą; kasy bez łączności z CRK drukują go na koniec dnia.
• Raport miesięczny. Wg biznes.gov.pl wystawia się go po miesiącu sprzedaży, najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca (dotyczy użycia kasy rezerwowej lub kas offline).
• Awaria. Zgłoś ją serwisowi niezwłocznie. Kasa rezerwowa nie jest obowiązkowa, ale bez sprawnej kasy nie możesz sprzedawać osobom fizycznym, jeśli obowiązek Cię dotyczy.
• Kradzież lub utrata kasy. Zgłoś naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 5 dni, a przy kradzieży zawiadom policję.
• Łączność z CRK. Utrzymuj internet; trwały brak połączenia lub brak przeglądu może zakończyć się koniecznością zwrotu ulgi (wg biznes.gov.pl: w ciągu 3 lat od zakupu).
• Szkolenie pracowników. Osoby obsługujące kasę składają pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami; przechowujesz je u siebie.

Przykład liczony

Pani Anna prowadzi sklep z rękodziełem. W 2026 roku sprzedała osobom fizycznym za 35 000 zł, a firmom na fakturę za 60 000 zł (te się do limitu nie liczą).

1. Limit: 35 000 zł jest większe niż 20 000 zł, więc w 2027 roku zwolnienie jej nie przysługuje i od pierwszej sprzedaży w 2027 roku (lub od terminu wynikającego z jej sytuacji) ewidencjonuje na kasie.
2. Zakup: kasa online kosztuje 1 800 zł netto. 90% z 1 800 zł to 1 620 zł, ale limit ulgi to 700 zł, więc odlicza 700 zł.
3. Gdyby kasa kosztowała 600 zł netto: 90% x 600 zł = 540 zł, poniżej limitu, więc odlicza 540 zł.
4. Termin: fiskalizacja 15 stycznia 2027 oznacza, że zakup mieści się w ulgowym terminie 6 miesięcy, jeśli nastąpił do 15 lipca 2027. Kolejny przegląd wypada najpóźniej 15 stycznia 2029.

Drugi przypadek: Piotr sprzedawał osobom fizycznym za 18 000 zł w 2026 roku i jest zwolniony. Gdy w marcu 2027 roku suma sprzedaży osobom fizycznym w 2027 przekroczy 20 000 zł, zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczeniaprzepisW przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1: (…) pkt 1, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży podatnika dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przekroczyła kwotę 20 000 złrozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, § 5 ust. 1 pkt 1 (stan: 2026-11-09) ISAPZwolnienie z § 3 ust. 1 pkt 1 traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia 20 000 zł (nie od razu)., czyli kasę ma mieć od 1 czerwca 2027 roku.

Kalkulatory serwisu liczą PIT i ZUS, nie kasę fiskalną, więc w tym tekście nie ma linku „Policz dla siebie”.

Najczęstsze błędy

1. Uznanie, że zwolnienie z VAT (art. 113) zwalnia też z kasy. To odrębne przepisy.
2. Wliczanie do limitu 20 000 zł całego obrotu zamiast samej sprzedaży osobom fizycznym i rolnikom ryczałtowym.
3. Pominięcie branż, w których zwolnienia nie ma, mimo niskiej sprzedaży.
4. Zakup kasy spoza listy MF albo od sprzedawcy bez serwisu.
5. Zakup kasy później niż 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji albo kasy innej niż online: ulga przepada.
6. Spóźniony przegląd techniczny: grozi kara i konieczność zwrotu ulgi.
7. Brak paragonu przy sprzedaży gotówkowej "na drobne kwoty".

Terminy

Zdarzenie	Termin
Zwolnienie z limitu 20 000 zł	Obowiązuje nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 r.
Utrata zwolnienia po przekroczeniu limitu	Po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia
Fiskalizacja	Przed rozpoczęciem ewidencji na kasie
Zgłoszenie kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym	7 dni od fiskalizacji (kasa online: CRK)
Zakup kasy dla ulgi	Do 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji
Przegląd techniczny	Co najmniej raz na 2 lata
Raport miesięczny (kasy bez CRK)	Do 25. dnia następnego miesiąca
Zgłoszenie utraty kasy	5 dni

Najczęstsze pytania

Czy muszę mieć kasę, jeśli sprzedaję tylko na fakturę firmom?

Nie. Obowiązek dotyczy sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności i rolnikom ryczałtowymprzepisPodatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP. Faktury dla firm wystawiasz w KSeF; zobacz Pierwsza faktura w KSeF.

Jaki jest limit zwolnienia od kasy?

Limit wynosi 20 000 zł sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowymprzepisZwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r.: (…) podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20 000 złrozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, § 3 ust. 1 pkt 1 (stan: 2026-11-09) ISAPWartość sprzedaży dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (nie całego obrotu); limit 20 000 zł jest progiem sprzedaży z poprzedniego roku podatkowego. Zwolnienie obowiązuje do 31.12.2027. Wyłączenia z § 4 ograniczają zwolnienie dla wskazanych towarów i usług; obowiązek kasy wynika też z art. 111 ustawy o VAT., a zwolnienie obowiązuje nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 r.

Kiedy najpóźniej zacząć ewidencjonować na kasie po przekroczeniu limitu?

Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia limituprzepisW przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1: (…) pkt 1, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży podatnika dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przekroczyła kwotę 20 000 złrozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, § 5 ust. 1 pkt 1 (stan: 2026-11-09) ISAPZwolnienie z § 3 ust. 1 pkt 1 traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia 20 000 zł (nie od razu).. Przekroczenie w styczniu oznacza kasę od 1 kwietnia.

Czy mogę użyć kasy wirtualnej?

Tylko jeśli Twoja sprzedaż mieści się w grupach podatników i rodzajach sprzedaży wskazanych w przepisach o kasach wirtualnych. Przed zakupem sprawdź to na podatki.gov.pl; w razie braku zgodności wybierz kasę online. Ulga 700 zł dotyczy kas online.

Czy muszę zgłaszać kasę online do urzędu skarbowego?

Według biznes.gov.pl nie: fiskalizację potwierdza raport wysłany do CRK, a numer ewidencyjny przydziela CRK. Siedmiodniowe zgłoszenie dotyczy kas z zapisem elektronicznym lub papierowym. Serwisant wykonuje fiskalizację, więc poproś go o potwierdzenie.

Ile odliczę za kasę?

90% ceny zakupu bez podatku, nie więcej niż 700 złprzepisPodatnicy, u których: 1) powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, 2) nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży – mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90 % jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 4 (stan: 2026-10-16) ISAP. Nadwyżkę nad podatkiem należnym możesz otrzymać jako zwrot albo odliczyć później.

Co jeśli kasa się zepsuje?

Zgłoś awarię serwisowi niezwłocznie, jak wymaga art. 111 ust. 3a pkt 2przepisPodatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani: (…) 2) dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy; 3) udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów; 4) poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrującychustawa o podatku od towarów i usług, art. 111 ust. 3a pkt 2–4 (fragment) (stan: 2026-10-16) ISAPFragment: wstęp i pkt 2–4; pkt 1 w osobnym kluczu vat.111.3a.1 (zmiana od 1.01.2027), pkt 5 uchylony, pkt 6 i następne pominięto.. Dopóki kasa nie działa, a Twoja sprzedaż podlega ewidencji, nie możesz jej prowadzić bez sprawnego urządzenia.

Powiązane

• Kasa fiskalna w jednoosobowej firmie w 2027 roku
• Pierwsza faktura w KSeF krok po kroku
• VAT-R: rejestracja VAT krok po kroku
• Konto firmowe JDG: otwarcie i zgłoszenie
• Założenie JDG w CEIDG krok po kroku