Pierwsza faktura w KSeF krok po kroku: wystawienie, numer KSeF i data faktury

Informacja o treści przepisów, nie porada prawna ani podatkowa. Sprawdź stan prawny w ISAP przed decyzją.

Odpowiedź w trzech zdaniach

Fakturę wypełniasz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo w programie zintegrowanym z API i wysyłasz do systemu. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu jej przesłania do KSeF, a numer KSeF dostajesz po przyjęciu. Odbiorca widzi ją w swoim koncie, nie musisz wysyłać mu pliku.

Krok 1. Sprawdź, czy ta sprzedaż idzie przez KSeF

Faktury ustrukturyzowane wystawia się w KSeFprzepisPodatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106ga ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP, chyba że zachodzi wyłączenie z art. 106ga ust. 2przepisObowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur: 1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju; 2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę; 3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach; 4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej; 5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s; 6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106ga ust. 2 (stan: 2026-10-16) ISAP albo przepis przejściowy (limit 10 000 złprzepisW okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145m ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPrzepis przejściowy; obowiązuje do 31.12.2026. Limit dotyczy wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku (brutto) udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu. do 31.12.2026). Zobacz tabelę terminów.

Krok 2. Wystaw fakturę

1. Zaloguj się (logowanie i uprawnienia).
2. W Aplikacji Podatnika wybierz wystawianie faktury VAT (struktura FA(3)) albo wczytaj gotowy plik.
3. Uzupełnij dane sprzedawcy, nabywcy z NIP, pozycje, stawki i kwoty. Pełne wymogi treści opisuje art. 106e.
4. Wyślij fakturę do KSeF.

Aplikacja Mobilna KSeF pozwala wystawiać fakturę ze smartfona (MF).

Krok 3. Zapisz numer KSeF i UPO

Po przyjęciu faktura dostaje numer KSeF, a Aplikacja Podatnika pozwala pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z datą przyjęcia. Nie ma obowiązku wysyłania numeru KSeF kontrahentowi (MF FAQ). Według stanowiska MF (FAQ, nie przepis ustawy) numer KSeF w tytule przelewu będzie oczekiwany od 1.01.2027.

Kiedy faktura jest wystawiona

Wg art. 106na faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF, a otrzymana w dniu przydzielenia numeru KSeF. MF dodaje, że w trybie online faktura musi zostać wysłana tego samego dnia, inaczej traktuje się ją jak wystawioną w trybie offline24 (offline i awaria). Nabywca nie akceptuje faktury, żeby ta była skuteczna.

Przykład: usługa za 5 000 zł netto, VAT 23% = 1 150 zł, brutto 6 150 zł. Wysyłasz ją do KSeF 28.06.2026 i tego dnia jest wystawiona; numer KSeF dostajesz po przyjęciu. Gdy na fakturze wpiszesz datę 28.06, a wyślesz ją 29.06, wg MF traktuje się ją jak fakturę offline24.

Faktura dla konsumenta i zagranicznego kontrahenta

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności są poza obowiązkiem KSeF, a wystawianie ich w KSeF jest dobrowolne (MF). Nabywcom z art. 106gb ust. 4przepisW przypadku gdy: 1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub 2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub 3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub 4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub 5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6, lub 6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106gb ust. 4 (stan: 2026-10-16) ISAP, np. zagranicznym, fakturę udostępnia się w uzgodniony sposób, a datą otrzymania jest faktyczne otrzymanie (art. 106na ust. 4).

Korekta

Błędną fakturę korygujesz fakturą korygującą wystawioną także w KSeF; zasady opisuje artykuł Faktura korygująca 2027.

Lista kontrolna

• Sprzedaż wymaga KSeF (limit, wyłączenia)
• NIP nabywcy i kwoty zgodne z umową
• Faktura wysłana tego samego dnia
• Numer KSeF i UPO zapisane
• Faktura trafiła do ewidencji VAT (JPK_V7)

Najczęstsze błędy

1. Wysyłka faktury po dacie wystawienia, co zamienia ją w fakturę offline24.
2. Wystawienie faktury papierowej, gdy przekroczono limit 10 000 zł.
3. Wliczenie do limitu paragonów z kasy.

Pytania i odpowiedzi

Jak faktura trafia do kontrahenta? Przez KSeF: jest dostępna dla odbiorcy z NIP, plik poza systemem jest zbędny.

Gdzie wystawić proformę? Poza KSeF; MF wskazuje, że proforma pozostaje poza systemem.

Jak długo faktury są przechowywane? MF podaje archiwizację w KSeF przez 10 lat.

Czy mogę dalej używać programu fakturowego? Tak, jeśli jest zintegrowany z API KSeF (art. 106gb ust. 1-2 ustawy o VAT przewiduje wystawianie i otrzymywanie faktur przez oprogramowanie interfejsowe).

Jak odbieram faktury od dostawców? Zobacz Faktury kosztowe w KSeF.