KSeF 2026: terminy, kto musi wystawiać faktury i jak liczyć limit 10 000 zł

Informacja o treści przepisów, nie porada prawna ani podatkowa. Sprawdź stan prawny w ISAP przed decyzją.

Odpowiedź w trzech zdaniach

Zasadą jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeFprzepisPodatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106ga ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP. Obowiązek wszedł etapami: od 1 lutego 2026 dla firm z dużą sprzedażą w 2024 roku, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych. Do końca 2026 roku przepisy przejściowe pozwalają wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, dopóki miesięczna sprzedaż na takich fakturach mieści się w 10 000 złprzepisW okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145m ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPrzepis przejściowy; obowiązuje do 31.12.2026. Limit dotyczy wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku (brutto) udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu. z podatkiem, a od 1 stycznia 2027 obowiązek obejmuje wszystkich podatników objętych art. 106ga.

Tabela terminów

Termin	Kogo dotyczy	Co wolno albo trzeba	Źródło
1.02.2026	Podatnicy, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 000 000 zł	Faktury w KSeF	MF "Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF"; art. 145lprzepisW okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145l (stan: 2026-10-16) ISAPPrzepis przejściowy; okres 1.02–31.03.2026 już zakończony.
1.02.2026 - 31.03.2026	Podatnicy ze sprzedażą w 2024 r. do 200 000 000 zł	Faktury elektroniczne lub papierowe	art. 145lprzepisW okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145l (stan: 2026-10-16) ISAPPrzepis przejściowy; okres 1.02–31.03.2026 już zakończony.
1.04.2026	Pozostali podatnicy	Faktury w KSeF	MF "Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF"; MF "Etapy wdrożenia"
1.04.2026 - 31.12.2026	Każdy podatnik, dopóki miesięczna sprzedaż na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł	Faktury elektroniczne lub papierowe	art. 145m ust. 1przepisW okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145m ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPrzepis przejściowy; obowiązuje do 31.12.2026. Limit dotyczy wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku (brutto) udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu.
1.02.2026 - 31.12.2026	Sprzedawcy z kasami rejestrującymi	Faktury z kasy i paragony do 450 zł uznane za faktury poza KSeF	art. 145n ust. 1przepisW okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać: 1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących; 2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145n ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPrzepis przejściowy; obowiązuje do 31.12.2026.
1.01.2027	Wszyscy podatnicy objęci art. 106ga	Faktury w KSeF bez limitu 10 000 zł	MF "Etapy wdrożenia KSeF"
1.01.2027	Wszyscy wystawiający w KSeF	Kary pieniężne za błędy w fakturowaniu (art. 106ni ust. 1-3 i 5-7)	art. 106ni z adnotacją ISAP o wejściu w życie 1.01.2027; MF FAQ KSeF 2.0
1.02.2026	Wszyscy podatnicy z NIP	Odbiór faktur przez KSeF, także gdy wystawiający korzysta z limitu	MF "Poniżej 10 000 zł", pytanie 4

Kto może wystawiać faktury poza KSeF

W przypadkach z art. 106ga ust. 2 wystawia się faktury elektroniczne lub papierowe.przepisW przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106ga ust. 3 (stan: 2026-10-16) ISAP Wyłączenia z ust. 2przepisObowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur: 1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju; 2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę; 3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach; 4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej; 5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s; 6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106ga ust. 2 (stan: 2026-10-16) ISAP obejmują:

• pkt 1: podatnika bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• pkt 2: podatnika bez siedziby w Polsce ze stałym miejscem działalności w Polsce, które nie uczestniczy w dostawie lub usłudze objętej fakturą,
• pkt 3: podatnika korzystającego z procedur szczególnych (dział XII rozdziały 7, 7a i 9) przy czynnościach rozliczanych w tych procedurach,
• pkt 4: sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności (faktura konsumencka),
• pkt 5: odpowiednio udokumentowane dostawy i usługi określone w przepisach wydanych na podstawie art. 106s, czyli w rozporządzeniu 1740,
• pkt 6: podatnika korzystającego ze zwolnienia z art. 113a ust. 1.

Zgodnie z art. 106ga ust. 4 w przypadkach z pkt 1, 2 i 4 podatnik może mimo to wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF (dla faktury konsumenckiej MF potwierdza, że jest to dobrowolne). Rozporządzenie 1740 (§ 2) wskazuje, że faktur ustrukturyzowanych nie ma obowiązku wystawiać się przy: biletach i fakturach za przejazd autostradą płatną i przewóz osób z zakresem danych węższym niż w art. 106e, fakturach CRCO (EUROCONTROL) za opłaty trasowe, usługach zwolnionych z art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 z węższym zakresem danych oraz fakturach wystawianych przez nabywcę (art. 106d ust. 1), gdy nabywca albo upoważniający go podatnik nie ma NIP w danej czynności.

Jak liczyć limit 10 000 zł

Limit z art. 145m ust. 1przepisW okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145m ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPrzepis przejściowy; obowiązuje do 31.12.2026. Limit dotyczy wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku (brutto) udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu. dotyczy łącznej wartości sprzedaży wraz z podatkiem, udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu. Zasady wg MF:

• liczą się tylko faktury, które inaczej trzeba byłoby wystawić w KSeF (B2B),
• nie liczą się faktury z kas rejestrujących ani paragony do 450 zł uznane za faktury; wynika to z tego, że limit dotyczy sprzedaży „udokumentowanej tymi fakturami” z KSeF (art. 145m ust. 1) i z wyjaśnienia MF o KSeF, a nie z art. 145n ust. 2, który wyłącza kasy tylko z art. 87 ust. 6e (zwrot VAT w 40 dni),
• nie liczą się faktury konsumenckie,
• o miesiącu decyduje data wystawienia faktury, nie data sprzedaży (przykład MF: sprzedaż 5 kwietnia, faktura 7 maja, liczy się w maju).

Po przekroczeniu limitu prawo do faktur poza KSeF wygasa od faktury, którą przekroczono wartośćprzepisPodatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145m ust. 2 (stan: 2026-10-16) ISAP. Według MF fakt, że w następnym miesiącu sprzedaż jest mniejsza, nie przywraca tego prawa.

Przykład liczbowy

Firma A sprzedawała w 2024 roku na kwotę 12 000 000 zł z VAT, więc próg 200 000 000 złprzepisW okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145l (stan: 2026-10-16) ISAPPrzepis przejściowy; okres 1.02–31.03.2026 już zakończony. jej nie dotyczy i obowiązek KSeF miała od 1.02.2026 (z prawem do wystawiania faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF do 31.03.2026). Do końca 2026 roku korzysta z limitu miesięcznego:

Data wystawienia	Faktura	Wartość brutto	Narastająco w miesiącu	Gdzie wystawić
3.06.2026	Nr 1	4 000 zł	4 000 zł	poza KSeF
12.06.2026	Nr 2	4 000 zł	8 000 zł	poza KSeF
20.06.2026	Nr 3	4 000 zł	12 000 zł	w KSeF (przekroczono 10 000 zł)
25.06.2026	Nr 4	500 zł	12 500 zł	w KSeF
2.07.2026	Nr 5	1 000 zł	1 000 zł	w KSeF (prawo do faktur poza KSeF wygasło w czerwcu)

Paragon z NIP na 300 zł z kasy rejestrującej w czerwcu nie zwiększa sumy, bo limit dotyczy sprzedaży udokumentowanej fakturami z KSeF (art. 145m ust. 1; wyjaśnienia MF o KSeF).

Kary od 1 stycznia 2027

Kary z art. 106ni ust. 1-3 i 5-7 wchodzą w życie z dniem 1.01.2027 (adnotacja ISAP przy przepisie). Naczelnik urzędu skarbowego nakłada je decyzją, gdy podatnik wbrew obowiązkowi:

• pkt 1: nie wystawił faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
• pkt 2: wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem w czasie awarii, niedostępności (art. 106ne ust. 1, 3 i 4) albo w trybie offline24 (art. 106nda ust. 1),
• pkt 3: nie przesłał w terminie do KSeF faktury z offline24 (art. 106nda ust. 1), z awarii (art. 106nf ust. 1) albo z niedostępności (art. 106nh ust. 1).

Kara wynosi do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a gdy faktura nie ma wykazanego podatku, do 18,7% kwoty należności ogółem z tej faktury (art. 106ni ust. 1, zdanie końcowe). Karę płaci się w 14 dni od doręczenia decyzji (ust. 3).

Przykład: faktura offline24 na 10 000 zł netto z VAT 23% (2 300 zł, brutto 12 300 zł) nie trafiła do KSeF w terminie. Maksymalna kara to 100% podatku, czyli 2 300 zł. Przy fakturze zwolnionej z VAT na 10 000 zł (należność ogółem 10 000 zł) maksymalna kara to 18,7% x 10 000 zł = 1 870 zł. Przepis mówi "do", więc organ może nałożyć kwotę niższą.

Już obowiązujący art. 106ni ust. 4 wyłącza wszczynanie postępowań o przestępstwa i wykroczenia skarbowe za niedopełnienie obowiązków z art. 106ga ust. 1, art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4 i art. 106nh ust. 2.

Najczęstsze błędy

1. Liczenie limitu od daty sprzedaży zamiast daty wystawienia faktury.
2. Wliczanie do limitu paragonów z NIP i faktur konsumenckich, albo pominięcie faktur B2B.
3. Przyjęcie, że limit zwalnia z odbioru faktur: odbiór w KSeF dotyczy wszystkich od 1.02.2026.
4. Zostawienie wdrożenia na koniec 2026, gdy od 1.01.2027 limit wygasa.

Pytania i odpowiedzi

Do kiedy obowiązuje limit 10 000 zł miesięcznie? Do 31.12.2026 (art. 145mprzepisW okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145m ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPrzepis przejściowy; obowiązuje do 31.12.2026. Limit dotyczy wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku (brutto) udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu.); od 1.01.2027 faktury B2B wystawia się w KSeF bez limitu. Szczegóły dla małych firm: KSeF dla małych firm od 2027.

Jak zalogować się i nadać uprawnienia? Zobacz poradnik KSeF: logowanie, certyfikat i uprawnienia.

Jak wystawić pierwszą fakturę? Zobacz poradnik Pierwsza faktura w KSeF.

Jak odebrać faktury od dostawców? Zobacz poradnik Faktury kosztowe w KSeF.

Co zrobić przy awarii systemu? Zobacz poradnik KSeF offline i awaria.

Czy korekta faktury też idzie przez KSeF? Zasady korekt opisuje artykuł Faktura korygująca 2027.

Do kiedy faktury z kasy fiskalnej są poza KSeF? Do 31.12.2026 faktury z kasy są poza KSeF (art. 145nprzepisW okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać: 1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących; 2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 145n ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPrzepis przejściowy; obowiązuje do 31.12.2026.); więcej w artykule Kasa fiskalna JDG 2027.