KSeF offline24, awaria i niedostępność: co robić krok po kroku

Informacja o treści przepisów, nie porada prawna ani podatkowa. Sprawdź stan prawny w ISAP przed decyzją.

Odpowiedź w trzech zdaniach

Ustawa przewiduje trzy sytuacje awaryjne: tryb offline24 (Ty decydujesz), awarię KSeF i niedostępność KSeF (ogłasza je MF). W offline24 wysyłasz fakturę do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawieniaprzepisW przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106nda ust. 2 (stan: 2026-10-16) ISAP. Przy awarii masz 7 dni roboczych od zakończenia awariiprzepisW terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106nf ust. 4 (stan: 2026-10-16) ISAP, a przy niedostępności następny dzień roboczy po jej zakończeniuprzepisPodatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106nh ust. 2 (stan: 2026-10-16) ISAP.

Tabela trybów

Tryb	Kiedy	Forma faktury	Termin wysyłki do KSeF	Przepis
offline24	Wybór podatnika	Elektroniczna wg wzoru	Następny dzień roboczy po wystawieniu	art. 106nda ust. 1-2przepisPodatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106nda ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP
Awaria	Komunikat MF o awarii	Elektroniczna wg wzoru; przy komunikacie w środkach społecznego przekazu także papierowa (art. 106ng)	7 dni roboczych od zakończenia awarii; termin (ust. 4-6) nie obowiązuje, gdy w okresie awarii lub tych 7 dni zamieszczono komunikat w środkach społecznego przekazu (art. 106nf ust. 7, art. 106ne ust. 3)	art. 106nf ust. 1przepisW okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106nf ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP, ust. 4przepisW terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106nf ust. 4 (stan: 2026-10-16) ISAP
Niedostępność	Komunikat o niedostępności (art. 106ne ust. 4)	Elektroniczna wg wzoru	Następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności	art. 106nh ust. 1przepisW okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106nh ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP, ust. 2przepisPodatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106nh ust. 2 (stan: 2026-10-16) ISAP

Krok 1. Ustal, w którym trybie jesteś

1. Sprawdź komunikaty o awarii i niedostępności w BIP MF i w programie lub aplikacji (art. 106ne).
2. Gdy komunikatu nie ma, a nie możesz wysłać faktury (np. brak internetu), wybierasz offline24.

Krok 2. Przygotuj certyfikat typu 2

Dla offline24 ustawa wymaga pobrania certyfikatu z KSeF (art. 106nda ust. 7), a MF określa go jako certyfikat typu 2 do kodów QR. Pobierz go wcześniej (logowanie i certyfikat); w trakcie awarii może być za późno.

Krok 3. Wystaw fakturę elektroniczną wg wzoru

Zapisz fakturę jako plik zgodny ze wzorem i oznacz kodami QR. MF FAQ opisuje dwa kody w offline24: OFFLINE i CERTYFIKAT. Po dosłaniu do KSeF jest jeden kod z numerem KSeF.

Krok 4. Dosłaj faktury do KSeF w terminie

1. Offline24: do następnego dnia roboczego.
2. Awaria: do 7 dni roboczych od daty zakończenia wskazanej w komunikacie. Wyjątek: ten termin nie obowiązuje, gdy w okresie awarii lub tych 7 dni zamieszczono komunikat w środkach społecznego przekazu (art. 106nf ust. 7, art. 106ne ust. 3).
3. Niedostępność: do następnego dnia roboczego po jej zakończeniu.

Faktura wysłana później niż data wystawienia w trybie online jest traktowana jak offline24 (art. 106nda ust. 16 i MF FAQ).

Oznaczenia w JPK_V7 po trybach

Gdy w dniu wysłania JPK_V7 faktura ma numer KSeF, wpisujesz numer (dotyczy wszystkich trybów). Gdy numeru jeszcze nie ma, wg broszury MF (JPK_VAT z deklaracją od 1.02.2026):

Tryb	Oznaczenie bez numeru KSeF
Awaria, art. 106nf ust. 1	OFF (korekta ewidencji po nadaniu numeru nie jest wymagana)
Awaria całkowita, art. 106ng	BFK
offline24, art. 106nda	DI; po nadaniu numeru wpisz go zamiast oznaczenia
Niedostępność, art. 106nh ust. 1	DI; po nadaniu numeru wpisz go zamiast oznaczenia

Szczegóły ewidencji: JPK_V7 krok po kroku.

Przykład liczbowy

Faktura offline24 wystawiona w poniedziałek 16.11.2026 musi trafić do KSeF najpóźniej we wtorek 17.11.2026. Awaria zakończona we wtorek 10.11.2026: 7 dni roboczych liczysz od 12.11 (11.11 to święto), więc termin dosłania upływa w piątek 20.11.2026. Za fakturę 10 000 zł netto z VAT 2 300 zł dosłaną po terminie od 1.01.2027 grozi kara do 2 300 zł.

Kary od 1.01.2027

Art. 106ni ust. 1-3 i 5-7 wchodzą w życie 1.01.2027: kara za nieprzesłanie faktury w terminie, za wystawienie niezgodne ze wzorem w awarii lub offline24. Do tego czasu MF mówi o odroczeniu kar. Wysokości kar opisuje KSeF 2026: terminy.

Lista kontrolna

• Certyfikat typu 2 pobrany i ważny
• Wiem, gdzie MF publikuje komunikaty
• Faktury offline zapisane w jednym miejscu z datą wystawienia
• Przypomnienie o terminie dosłania
• Faktury dosłane i numery KSeF zapisane

Najczęstsze błędy

1. Certyfikat pobierany dopiero w trakcie awarii.
2. Liczenie terminu w dniach kalendarzowych zamiast roboczych.
3. Dosłanie faktur tuż po terminie wysyłki.
4. Faktura papierowa przy awarii, gdy komunikat nie został podany w środkach społecznego przekazu.

Pytania i odpowiedzi

W jakiej formie wystawić fakturę w awarii? Przy awarii z komunikatem w środkach społecznego przekazu art. 106ng dopuszcza papier lub formę elektroniczną; w pozostałych przypadkach awarii wystawiasz fakturę elektroniczną wg wzoru.

Kiedy działa KSeF? MF podaje pracę 24/7/365, czyli całą dobę.

Kiedy wystawić fakturę w KSeF, a kiedy poza nim? Zobacz terminy i limit 10 000 zł.

Jak wygląda zwykłe wystawienie? Pierwsza faktura w KSeF.

Jak odebrać faktury po awarii? Faktury kosztowe w KSeF.

Czy tryby awaryjne dotyczą małej firmy z limitem 10 000 zł? Tak, po przekroczeniu limitu stosuje je jak inni; patrz KSeF dla małych firm od 2027.