Faktura zaliczkowa, proforma i końcowa w JDG krok po kroku

Informacja o treści przepisów, nie porada prawna ani podatkowa. Sprawdź stan prawny w ISAP przed decyzją.

Odpowiedź w trzech zdaniach

Proforma to oferta z danymi do płatności, a nie faktura: nie tworzy obowiązku VAT, nie trafia do KSeF i nie daje klientowi prawa do odliczenia. Faktura zaliczkowa dokumentuje wpłatę przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, a faktura końcowa rozlicza całość transakcji i pomniejsza ją o wcześniejsze zaliczki. Najważniejsza reguła: VAT od zaliczki rozliczasz w miesiącu, w którym pieniądze wpłynęły, a fakturę zaliczkową wystawiasz najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca.

Kto: jednoosobowa firma sprzedająca na przedpłatę (projekty, zamówienia na wymiar, rezerwacje, usługi w etapach). Kiedy: od wpłaty zaliczki do wykonania usługi. Koszt: wystawienie faktury w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 jest bezpłatne.

Czym się różnią trzy dokumenty

Dokument	Co to jest	VAT	KSeF	Kiedy
Proforma	Informacja o cenie i warunkach, prośba o wpłatę	brak obowiązku podatkowego	nie wysyłasz	przed wpłatą, na prośbę klienta lub do księgowania u klienta
Faktura zaliczkowa	Faktura dokumentująca otrzymaną zaliczkę, zadatek lub przedpłatę	powstaje w dniu wpłaty, w części otrzymanej zapłaty	wysyłasz	po wpłacie, do 15. dnia następnego miesiąca
Faktura końcowa (rozliczająca)	Faktura na całą wartość transakcji z odjęciem zaliczek	VAT od pozostałej części	wysyłasz, z odwołaniem do faktur zaliczkowych	po dostawie lub wykonaniu usługi

Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Nie wpisujesz jej do ewidencji sprzedaży i nie odliczy z niej VAT żaden nabywca. Gdy klient wpłaci pieniądze na podstawie proformy, powstaje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Nie wystawiaj faktury VAT „na wszelki wypadek” przed wpłatą: pozwala to klientowi odliczyć VAT, a Ty musisz go rozliczyć, choć nic nie dostałeś.

Co przygotować

• Umowa lub zamówienie z ceną całkowitą i harmonogramem wpłat (kwoty zaliczek, terminy, termin wykonania).
• Dane nabywcy: nazwa, adres, NIP.
• Stawka VAT dla usługi lub towaru albo podstawa zwolnienia, jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT.
• Wyciąg z konta firmowego z datą wpłaty (od niej liczysz termin faktury zaliczkowej).
• Dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo do programu fakturującego z KSeF, zob. pierwsza faktura w KSeF krok po kroku.
• Numery KSeF wystawionych faktur zaliczkowych (potrzebne do faktury końcowej).

Krok po kroku

1. Ustal w umowie cenę całkowitą, wysokość zaliczki i termin jej wpłaty. Zapisz, że zaliczka jest zaliczką na poczet ceny, a nie osobną opłatą.
2. Jeśli klient chce dokument do wpłaty, wystaw proformę: numer, dane stron, opis, kwota, rachunek, termin ważności i dopisek, że dokument nie jest fakturą VAT. Proformy nie wysyłasz do KSeF.
3. Poczekaj na wpłatę i zapisz jej datę. Jeżeli przed dostawą lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatęprzepisArt. 106i. 1. Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2‒9. 2. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i ust. 1–2 (stan: 2026-10-16) ISAPTermin ogólny wystawienia faktury; dla WDT obowiązek podatkowy powstaje wg art. 20 ust. 1. Ust. 3–9 (terminy szczególne) nie są w tym kluczu..
4. Wystaw fakturę zaliczkową na kwotę wpłaty. W Aplikacji Podatnika w trybie rozszerzonym wybierz rodzaj faktury zaliczkowej (w strukturze FA(3) oznaczenie ZAL). Wpisz kwotę otrzymanej zaliczki, stawkę VAT i opis, że to zaliczka na konkretną usługę lub zamówienie.
5. Wyślij fakturę do KSeF i zapisz jej numer KSeF. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeFprzepisPodatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106ga ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP, a faktura zaliczkowa nie jest wyjątkiem.
6. Rozlicz VAT z faktury zaliczkowej w JPK_V7 za miesiąc, w którym otrzymałeś wpłatę, nawet jeśli fakturę wystawiasz dopiero w następnym miesiącu. Zob. JPK_V7: pierwsza deklaracja VAT nowej firmy.
7. Przy kolejnych zaliczkach powtórz kroki 3 do 6. Każda wpłata ma własną fakturę zaliczkową.
8. Wykonaj usługę lub dostarcz towar. Termin wystawienia faktury końcowej wynika z ogólnej zasady: fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługęprzepisArt. 106i. 1. Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2‒9. 2. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i ust. 1–2 (stan: 2026-10-16) ISAPTermin ogólny wystawienia faktury; dla WDT obowiązek podatkowy powstaje wg art. 20 ust. 1. Ust. 3–9 (terminy szczególne) nie są w tym kluczu..
9. Wystaw fakturę końcową (w FA(3) rodzaj ROZ): wpisz pełną wartość transakcji, a w polu powiązań wskaż wszystkie faktury zaliczkowe po numerach KSeF. Na fakturze pokaż sumę zaliczek i kwotę, która pozostała do zapłaty. Wyślij do KSeF.
10. Gdy zaliczki obejmują łącznie całą zapłatę, osobna faktura końcowa nie jest potrzebna: według art. 106f ust. 4 ustawy o VAT ostatnia faktura zaliczkowa zawiera wtedy numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych.
11. Gdy zaliczka musi być zwrócona (klient rezygnuje), wystaw fakturę korygującą do faktury zaliczkowej, zob. przesłanka zwrotu nabywcy części zapłatyprzepisW przypadku gdy po wystawieniu faktury: 1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie, 2) (uchylony) 3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, 4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, 5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury – podatnik wystawia fakturę korygującą.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106j ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPkt 2 uchylony. i Wyjaśnienie o fakturach korygujących.

Zrzut ekranu wartościowy: formularz faktury w trybie rozszerzonym z wybranym rodzajem faktury zaliczkowej oraz sekcja faktury końcowej z odwołaniem do faktur zaliczkowych.

Przykład liczbowy

Usługa wdrożenia strony dla firmy z NIP, cena umowna 10 000,00 zł netto, VAT 23 %. Klient płaci w dwóch zaliczkach, reszta po odbiorze. Wszystkie daty w 2027 roku.

Wartość całej usługi: 10 000,00 zł netto + 23 % VAT 2 300,00 zł = 12 300,00 zł brutto.

Zdarzenie	Netto	VAT 23 %	Brutto	Rozliczenie VAT
Zaliczka 1: wpłata 8 marca	3 000,00 zł	690,00 zł	3 690,00 zł	deklaracja za marzec, faktura do 15 kwietnia
Zaliczka 2: wpłata 20 kwietnia	2 000,00 zł	460,00 zł	2 460,00 zł	deklaracja za kwiecień, faktura do 15 maja
Razem zaliczki	5 000,00 zł	1 150,00 zł	6 150,00 zł
Odbiór usługi 12 maja	10 000,00 zł	2 300,00 zł	12 300,00 zł	wartość faktury końcowej
Zaliczki do odjęcia	-5 000,00 zł	-1 150,00 zł	-6 150,00 zł
Pozostało do zapłaty	5 000,00 zł	1 150,00 zł	6 150,00 zł	deklaracja za maj

15 maja 2027 r. to sobota, więc termin wystawienia faktury do zaliczki 2 przesuwa się na poniedziałek 17 maja (termin przypadający w sobotę lub dzień wolnyprzepisJeżeli ostatni dzień terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.ustawa – Ordynacja podatkowa, art. 12 § 5 (stan: 2026-10-08) ISAPTermin przypadający na sobotę lub dzień ustawowo wolny przesuwa się na następny dzień roboczy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.).

Działania: 3 000 x 0,23 = 690; 2 000 x 0,23 = 460; 690 + 460 = 1 150; 10 000 x 0,23 = 2 300; 12 300 - 6 150 = 6 150; 2 300 - 1 150 = 1 150.

VAT należny według deklaracji: marzec 690 zł, kwiecień 460 zł, maj 1 150 zł. Razem 2 300 zł, czyli dokładnie VAT od całej usługi, bez podwójnego rozliczenia. Faktura końcowa z 12 maja wskazuje numery KSeF obu faktur zaliczkowych i kwotę 6 150,00 zł brutto do zapłaty.

Faktura zaliczkowa a zwolnienie z VAT

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113, nie musisz wystawiać faktur (art. 106b ust. 2 ustawy o VAT), chyba że nabywca tego zażąda (ust. 3). Gdy je wystawiasz, faktury zaliczkową i końcową wystawiasz bez kwoty VAT i z podstawą zwolnienia, a przykład powyżej sprowadza się do kwot netto. Zasady zwolnienia i limit opisuje wyjaśnienie o zwolnieniu z VAT. Gdy zarejestrujesz się jako czynny podatnik, zob. VAT-R krok po kroku.

KSeF: na co zwrócić uwagę

• Proforma nie jest fakturą, więc nie wysyłasz jej do KSeF. Wysyłasz ją klientowi poza systemem, na przykład mailem w PDF.
• Faktura zaliczkowa i końcowa są fakturami ustrukturyzowanymi i dostają numery KSeF, jak każda inna faktura sprzedaży.
• Faktura końcowa odwołuje się do faktur zaliczkowych po ich numerach KSeF, dlatego zapisuj je od razu po wysłaniu.
• Fakturę korygującą do faktury w KSeF wystawiasz w trybie rozszerzonym, zob. Wyjaśnienie o fakturach korygujących.
• Do końca 2026 roku obowiązuje przejściowy limit 10 000 zł miesięcznie dla najmniejszych firm, od 1 stycznia 2027 faktury dla przedsiębiorców wystawiasz w KSeF bez względu na kwotę, zob. KSeF dla małych firm od 2027.
• Gdy KSeF jest niedostępny, obowiązują tryby offline opisane w poradniku o pierwszej fakturze w KSeF.

Terminy

Zdarzenie	Termin
Powstanie obowiązku VAT od zaliczki	dzień otrzymania wpłaty, w części otrzymanej zapłaty
Faktura zaliczkowa	najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty
Faktura końcowa	najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub wykonania usługi
Wysyłka faktury w trybie offline24 do KSeF	w następnym dniu roboczym po wystawieniu
Korekta zaliczki po zwrocie wpłaty	niezwłocznie po zwrocie, z zasadami z art. 106j i art. 29a

Najczęstsze błędy

1. Wystawienie faktury VAT zamiast proformy przed wpłatą: VAT powstaje dopiero z wpłatą lub dostawą, a klient może odliczyć podatek za wcześnie.
2. Brak faktury zaliczkowej po wpłacie i jedna faktura dopiero po zakończeniu usługi: VAT od zaliczki trzeba było rozliczyć wcześniej.
3. Rozliczenie VAT z zaliczki dopiero w miesiącu wystawienia faktury, a nie w miesiącu wpłaty.
4. Faktura końcowa na pełną kwotę bez odjęcia zaliczek: klient zapłaci i odliczy VAT dwa razy, a Ty rozliczysz go podwójnie.
5. Brak odwołania do numerów KSeF faktur zaliczkowych na fakturze końcowej.
6. Wysyłanie proformy do KSeF albo księgowanie jej jako sprzedaży.
7. Usunięcie zaliczki z rozliczenia po rezygnacji klienta bez faktury korygującej.
8. Pomylenie zaliczki z zadatkiem lub opłatą bez związku z usługą: sprawdź w umowie i u księgowej, jak dokumentujesz każdą wpłatę.

Najczęstsze pytania

Czy proforma jest fakturą?

Nie. Proforma jest informacją o cenie i warunkach sprzedaży. Nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT, nie podlega KSeF i nie uprawnia nabywcy do odliczenia podatku.

Kiedy powstaje VAT od zaliczki?

W dniu otrzymania wpłaty, w części otrzymanej zapłaty. Rozliczasz go w deklaracji za miesiąc wpłaty, a fakturę zaliczkową wystawiasz najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca.

Czy zawsze muszę wystawić fakturę zaliczkową?

Dla nabywcy będącego przedsiębiorcą wystawiasz ją po otrzymaniu wpłaty. Dla konsumenta faktura jest wystawiana na jego żądanie, a przy sprzedaży ewidencjonowanej na kasie należy sprawdzić zasady dokumentowania zaliczki, zob. kasa fiskalna w JDG. Nie musisz też wystawiać faktury zaliczkowej, gdy zaliczkę otrzymałeś w tym samym miesiącu, w którym wykonałeś usługę lub dostarczyłeś towar (art. 106b ust. 1a ustawy o VAT). Zasady szczegółowe potwierdź w ustawie o VAT przed decyzją.

Jak faktura końcowa uwzględnia zaliczki?

Wpisujesz na niej pełną wartość transakcji, wskazujesz faktury zaliczkowe po numerach KSeF, odejmujesz sumę zaliczek i podajesz kwotę do zapłaty. VAT dotyczy tylko części, której nie obejmowały wcześniejsze faktury zaliczkowe.

Co z zaliczką, gdy klient odstąpi od umowy?

Zwracasz pieniądze i wystawiasz fakturę korygującą do faktury zaliczkowej. Przesłanką korekty jest zwrot nabywcy całości lub części zapłatyprzepisW przypadku gdy po wystawieniu faktury: 1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie, 2) (uchylony) 3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, 4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, 5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury – podatnik wystawia fakturę korygującą.ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106j ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPkt 2 uchylony.. Moment obniżenia podstawy opodatkowania zależy od zasad z art. 29a, więc zob. Wyjaśnienie o fakturach korygujących.

Czy proformę można wysłać mailem, skoro nie ma jej w KSeF?

Tak. Nie jest fakturą, więc przekazujesz ją w uzgodnionej formie, na przykład jako PDF. Wyraźnie oznacz ją jako proformę, żeby klient nie księgował jej jak faktury.

Co jeśli zaliczki pokryły całą cenę?

Do zapłaty na końcu zostaje zero. Faktura rozliczająca (końcowa) dotyczy sytuacji, gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty (art. 106f ust. 3). Gdy łącznie obejmują całość, ostatnia faktura zaliczkowa zawiera numery KSeF poprzednich (art. 106f ust. 4).

Zobacz także

• Pierwsza faktura w KSeF krok po kroku
• Faktura korygująca w 2027: kiedy korekta, KSeF i VAT
• VAT-R krok po kroku
• Ulga na złe długi VAT krok po kroku
• Biała lista VAT: jak sprawdzić kontrahenta
• Kalkulatory