Pierwszy pracownik w JDG krok po kroku: badania, ZUS, PPK

Informacja o treści przepisów i procedur, nie porada prawna ani podatkowa. Sprawdź stan prawny w ISAP oraz aktualny wygląd serwisów ZUS i podatki.gov.pl przed złożeniem dokumentów.

Odpowiedź w trzech zdaniach

Zanim pracownik zacznie pracę, masz mieć gotowe: badania wstępne, szkolenie BHP, umowę na piśmie i akta osobowe, a w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia zgłosić go do ZUS formularzem ZUA. Jako pracodawca stajesz się płatnikiem składek za pracownika i płatnikiem zaliczek na PIT: co miesiąc rozliczasz ZUS (DRA i RCA) i przekazujesz zaliczkę do urzędu skarbowego do 20. dnia, a po roku składasz PIT-4R i dajesz pracownikowi PIT-11. Ten poradnik porządkuje kolejność działań; przepisy o samej umowie i obowiązkach opisuje wyjaśnienie o pierwszym pracowniku, którego tu nie powtarzamy.

Kto	przedsiębiorca z CEIDG, który zatrudnia pierwszą osobę na umowie o pracę
Termin	zgłoszenie do ZUS w 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia
Czas	przygotowanie 1-2 tygodnie (głównie badania i szkolenie), same formularze 1 dzień
Koszt	badania, szkolenie BHP i składki pracodawcy ponosi pracodawca

Kogo to dotyczy

Poradnik dotyczy jednoosobowej działalności, która zatrudnia pierwszego pracownika na umowie o pracę. Umowy zlecenia i o dzieło mają inne zasady składek i podatku; opisuje je wyjaśnienie o zleceniu i dziele. Jeśli dopiero zakładasz firmę, zacznij od założenia JDG w CEIDG i zgłoszenia siebie do ZUS.

Płatnikiem składek jesteś już od wpisu do CEIDG: wniosek CEIDG-1 jest według ZUS także zgłoszeniem płatnika, więc osobnego formularza płatnika nie składasz. Nowością jest to, że od pierwszego pracownika składasz nie tylko deklarację DRA, lecz także imienne raporty RCA, a obok składek rozliczasz zaliczki na PIT.

Co przygotować

• Skierowanie na badania wstępne, wystawione przez Ciebie, oraz orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
• Zaświadczenie o ukończonym szkoleniu BHP przed dopuszczeniem do pracy.
• Dane pracownika: PESEL, NIP, adres, rachunek bankowy, dane do zgłoszenia ZUS (kod zawodu, oddział NFZ), oświadczenie do PIT (PIT-2, jeśli pracownik chce stosować kwotę zmniejszającą podatek).
• Umowę o pracę w dwóch egzemplarzach i dokument z informacjami z art. 29 § 3.
• Dostęp do PUE/eZUS z rolą płatnika (profil zaufany, bankowość, mObywatel albo e-dowód) i aplikację ePłatnik.
• Numer rachunku składkowego (NRS) do przelewu składek oraz rachunek urzędu skarbowego do zaliczek PIT.
• Decyzję o PPK i wybór instytucji finansowej, jeśli pracownik jest uczestnikiem planu.
• Segregator albo folder na akta osobowe (części A, B, C, D, E).

Krok po kroku

1. Ustal stanowisko, wynagrodzenie i rodzaj umowy. Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę, w 2027 roku 4 950 zł miesięcznieprzepisOd dnia 1 stycznia 2027 r. ustala się minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 4950 zł.Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2026 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2027 r. (Dz. U. 2026 poz. 1213), § 1 (stan: Dz. U. 2026 poz. 1213 (ogłoszone 15.09.2026), obowiązuje od 1.01.2027) ISAPPłaca minimalna 2027: 4 950 zł miesięcznie. (przy pełnym etacie). Wybierz też umowę: okres próbny trwa do 3 miesięcy, a przy zamiarze zawarcia umowy na czas określony krócejprzepis§ 2. Umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy, z zastrzeżeniem § 2[1]–2[3], w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy. § 2[1]. Strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności. § 2[2]. Umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający: 1) 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy; 2) 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy. § 2[3]. Strony mogą jednokrotnie wydłużyć w umowie o pracę na okres próbny okresy, o których mowa w § 2[2], nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy.Kodeks pracy, art. 25 § 2–2³ (stan: 2026-10-14) ISAPOkres próbny do 3 miesięcy, skrócony przy umowie na czas określony..
2. Wystaw skierowanie na badania wstępne. Wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracyprzepis§ 1. Wstępnym badaniom lekarskim, z zastrzeżeniem § 1[1], podlegają: 1) osoby przyjmowane do pracy; 2) pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe. § 1[1]. Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby: 1) przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą; 2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. § 1[2]. Przepis § 1[1] pkt 2 stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą. § 1[3]. Pracodawca żąda od osoby, o której mowa w § 1[1] pkt 2 oraz w § 1[2], aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.Kodeks pracy, art. 229 § 1–1³ (stan: 2026-10-14) ISAPBadania wstępne dla osób przyjmowanych do pracy, z wyjątkami z § 1¹., z wyjątkami dla osób wracających do tego samego pracodawcy w ciągu 30 dni. Skierowanie wystawiasz Ty, wskazując stanowisko i czynniki szkodliwe, a badania odbywają się na Twój koszt u lekarza medycyny pracy. Bez ważnego orzeczenia nie dopuszczasz pracownika do pracy.
3. Przeprowadź szkolenie BHP. Pracodawca zapewnia przeszkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem pracownika do pracyprzepis§ 2. Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.Kodeks pracy, art. 237³ § 2 (stan: 2026-10-14) ISAPSzkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy., a szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcyprzepis§ 3. Szkolenia, o których mowa w § 2, odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.Kodeks pracy, art. 237³ § 3 (stan: 2026-10-14) ISAPSzkolenia w czasie pracy i na koszt pracodawcy.. Szkolenie wstępne ma część ogólną (instruktaż ogólny) i część na stanowisku; zaświadczenie o ukończeniu trafia do akt.
4. Podpisz umowę o pracę. Umowę zawiera się na piśmie; gdy tego nie zrobiono, przed dopuszczeniem do pracy pracodawca potwierdza ustalenia na piśmieprzepis§ 2. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.Kodeks pracy, art. 29 § 2 (stan: 2026-10-14) ISAPUmowa na piśmie; gdy nie zawarto jej na piśmie, potwierdzenie na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.. Umowa określa strony, adres siedziby pracodawcy, rodzaj umowy, rodzaj pracy, miejsce, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracyprzepis§ 1. Umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: 1) rodzaj pracy; 2) miejsce lub miejsca wykonywania pracy; 3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia; 4) wymiar czasu pracy; 5) dzień rozpoczęcia pracy; 6) w przypadku umowy o pracę na okres próbny: a) czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności, b) okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 2[2], a także postanowienie o wydłużeniu umowy w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 2[3]; 7) w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.Kodeks pracy, art. 29 § 1 (stan: 2026-10-14) ISAPTreść umowy o pracę: strony, rodzaj, data, warunki pracy i płacy (rodzaj pracy, miejsce, wynagrodzenie, wymiar czasu, dzień rozpoczęcia).. Podpisz ją najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, najlepiej dzień wcześniej.
5. Załóż akta osobowe. Dla każdego pracownika prowadzisz je w częściach: A (dane osobowe z ubiegania się o zatrudnienie oraz skierowania i orzeczenia lekarskie), B (nawiązanie i przebieg zatrudnienia), C (rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy), D (odpis zawiadomienia o ukaraniu i dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej, czyli kar) oraz E (dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, jeśli ją wprowadzono). Do części A trafiają m.in. skierowanie na badania i orzeczenie lekarskie, a do części B umowa, zaświadczenie o szkoleniu BHP i potwierdzenie informacji z art. 29 § 3 (rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, § 3). Pracodawca przechowuje akta w formie papierowej albo elektronicznej.
6. Przekaż informacje z art. 29 § 3. Nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy informujesz go m.in. o normach czasu pracy, przerwach, odpoczynku i zasadach pracy w godzinach nadliczbowychprzepis§ 3. Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej: 1) nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o: a) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, b) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy, c) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy, d) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku, e) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią, f) w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę, g) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, h) innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, i) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania, j) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia, k) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy, l) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji, m) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy; 2) nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego. § 3[1]. Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a–f, h–k i pkt 2, może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. § 3[2]. Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresu zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu. § 3[3]. Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie warunków zatrudnienia, o których mowa w § 3, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi. § 3[4]. Informacje, o których mowa w § 3–3[3], pracodawca może przekazać pracownikowi w postaci elektronicznej, jeżeli będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika. § 4. Zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. § 5. Przepisy § 1–4 stosuje się odpowiednio do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę.Kodeks pracy, art. 29 § 3 i dalsze paragrafy tego artykułu (do końca art. 29) (stan: 2026-10-14) ISAPInformacje dodatkowe, w tym w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy i dalsze terminy z przepisu.. Dalsze informacje z tego przepisu mają inne terminy, więc przeczytaj cały przepis. Pracownik potwierdza odbiór na piśmie.
7. Sprawdź konto w PUE/eZUS i uprawnienia płatnika. Zaloguj się na konto płatnika (to samo, które założyłeś przy zgłoszeniu siebie) i upewnij się, że widzisz zakładkę dokumentów oraz ePłatnik. Z tego konta wysyłasz zgłoszenie pracownika i rozliczenia, a w tym samym serwisie pobierzesz zwolnienia lekarskie pracowników w formie e-ZLA, jeśli pracownik z niego skorzysta. Jeśli nie masz jeszcze konta, załóż je zgodnie z krokiem 5 poradnika o zgłoszeniu do ZUS.
8. Zgłoś pracownika do ZUS formularzem ZUA. Obowiązek zgłoszenia pracownika spoczywa na płatniku: zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniaprzepis1. Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. 2. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób określonych w art. 6 ust. 1 pkt 1–4, 6–9a, 9c, 11, 12, 19–23, ust. 2, 2a i 2d, duchownych będących członkami zakonów lub klasztorów oraz osób współpracujących, o których mowa w art. 8 ust. 11, należy do płatnika składek. 2a. Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym jest obowiązana poinformować płatnika składek o ustaleniu prawa do emerytury lub renty albo o podleganiu ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie wychowawczym. 2b. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych osób, o których mowa w art. 6a ust. 1 i art. 6b ust. 1, i wyrejestrowanie z tych ubezpieczeń, w przypadku ustania warunków uzasadniających opłacanie składek, należy do Zakładu. Osoby te są obowiązane do przedłożenia Zakładowi: 1) skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka; 2) oświadczenia, o którym mowa w ust. 15; 3) orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, w przypadku posiadania przez dziecko takiego orzeczenia. 2c. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych osób niepodejmujących zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, o których mowa w art. 6c ust. 1, i wyrejestrowanie z tych ubezpieczeń, w przypadku ustania warunków uzasadniających opłacanie składek, należy do Zakładu. 3. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 5, 10 i 24, z zastrzeżeniem ust. 2, należy do tych osób. 4. Zgłoszeń, o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, z zastrzeżeniem ust. 4a–5a i 9a.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 36 ust. 1–4 (stan: 2026-10-16) ISAPZgłoszenie pracownika do ZUS przez płatnika w 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.. Dla pracownika zgłaszasz ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne. W ePłatniku wypełnij ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia pracownika (kod 01 10 00), datą początku obowiązku, kodem zawodu i oddziałem NFZ, zatwierdź i wyślij tak jak własne ZUA. Przy zakończeniu pracy wyrejestrujesz pracownika formularzem ZUS ZWUA, także w 7 dni.
9. Zdecyduj o PPK. Zatrudniając osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, masz obowiązek zorganizować pracownicze plany kapitałowe, chyba że wszyscy uprawnieni złożą deklarację rezygnacji. Wpłata pracodawcy to 1,5% wynagrodzenia, a dodatkowa do 2,5% wynagrodzeniaprzepisWpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5 % wynagrodzenia. 2. Podmiot zatrudniający może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5 % wynagrodzenia.ustawa o pracowniczych planach kapitałowych, art. 26 ust. 1–2 (stan: 2026-07-29) ISAPWpłata pracodawcy do PPK: podstawowa 1,5 % wynagrodzenia, dodatkowa do 2,5 % (deklarowana w umowie o zarządzanie PPK). Wpłaty pracodawcy nie są wliczane do podstawy obowiązkowych składek emerytalnej i rentowych (art. 26 ust. 5).. Wybierz instytucję finansową, zawrzyj umowę o zarządzanie PPK i umowę o prowadzenie PPK, a rachunek PPK pracownika zakłada instytucja finansowa. Szczegóły w sekcji o PPK poniżej.
10. Dopuść pracownika do pracy w pierwszym dniu. Masz komplet: orzeczenie, BHP, umowa, ZUA wysłane lub zaplanowane w 7 dni. Z pierwszą wypłatą nie czekaj do ostatniej chwili, bo najpierw musisz ustalić składki i zaliczkę (krok 11).
11. Policz i wypłać pierwsze wynagrodzenie. Wynagrodzenie wypłacasz co najmniej raz w miesiącu, z dołu, w terminie ustalonym w umowie lub w regulaminie. Z kwoty brutto potrącasz składki pracownika i zaliczkę na PIT (szczegóły i wzór w sekcji o pierwszej wypłacie).
12. Rozlicz ZUS za miesiąc: DRA i RCA. Do 20. dnia następnego miesiąca składasz deklarację DRA, imienny raport RCA i opłacasz składki, w tym część pracownika, jednym przelewem na NRS. Termin wynika z art. 47 ust. 1 pkt 4: do 20. dnia następnego miesiąca dla pozostałych płatnikówprzepisPłatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, z zastrzeżeniem ust. 1a, nie później niż: 1) (uchylony) 2) do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych; 3) do 15 dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną; 4) do 20 dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 47 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPkt 3: płatnicy z osobowością prawną do 15. dnia; pkt 4: pozostali płatnicy (m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność) do 20. dnia następnego miesiąca.. Od tego miesiąca w DRA wykazujesz też składki za pracownika, a RCA zawiera jego dane imienne.
13. Przekaż zaliczkę PIT do urzędu skarbowego. Pobrane zaliczki przekazujesz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je pobrano, na rachunek urzędu skarbowegoprzepisPłatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) – na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 42 ust. 1 zd. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPPierwsze zdanie ust. 1. Termin: do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu poboru.. Najwygodniej użyć mikrorachunku podatkowego płatnika.
14. Po roku złóż PIT-4R i wydaj PIT-11. Roczną deklarację PIT-4R przesyłasz do urzędu skarbowego do końca stycznia roku następującego po roku podatkowymprzepisW terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 41, są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby, roczne deklaracje, według ustalonego wzoru.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 42 ust. 1a zd. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPPierwsze zdanie ust. 1a.. PIT-11, czyli informację o dochodach i pobranych zaliczkach, przekazujesz pracownikowi i urzędowi skarbowemu do końca lutego (art. 42 ust. 2 ustawy o PIT).

Pierwsze wynagrodzenie: brutto, netto, koszt pracodawcy

Brutto to kwota z umowy. Netto to to, co trafia na konto pracownika po potrąceniu składek pracownika, składki zdrowotnej i zaliczki na PIT. Koszt pracodawcy to brutto powiększone o składki finansowane przez pracodawcę (oraz ewentualną wpłatę do PPK).

Składki za pracownika oblicza, rozlicza i przekazuje do ZUS w całości płatnik, a część finansowaną przez ubezpieczonego potrąca z jego wynagrodzeniaprzepis1. Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe za ubezpieczonych, o których mowa w art. 16 ust. 1–3, 5, 6, 9, 9a, 9c i 10–12a, obliczają, rozliczają i przekazują co miesiąc do Zakładu w całości płatnicy składek. 2. Płatnicy składek, o których mowa w ust. 1, obliczają części składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe finansowane przez ubezpieczonych i po potrąceniu ich ze środków ubezpieczonych przekazują do Zakładu.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 17 ust. 1 i 2 (stan: 2026-10-16) ISAPPłatnik oblicza, rozlicza i przekazuje składki; część pracownika potrąca ze środków ubezpieczonego.. Podział stóp bierzemy z art. 22 ust. 1: 19,52% emerytalna, 8,00% rentowe, 2,45% chorobowa, od 0,40% do 8,12% wypadkowaprzepisStopy procentowe składek wynoszą: 1) 19,52 % podstawy wymiaru – na ubezpieczenie emerytalne, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4; 2) 8,00 % podstawy wymiaru – na ubezpieczenia rentowe; 3) 2,45 % podstawy wymiaru – na ubezpieczenie chorobowe; 4) od 0,40 % do 8,12 % podstawy wymiaru – na ubezpieczenie wypadkowe.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 22 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP i z art. 16: emerytalna po połowie, rentowa 1,5% pracownik i 6,5% pracodawcaprzepis1. Składki na ubezpieczenia emerytalne: 1) pracowników, 2) osób wykonujących pracę nakładczą, 3) członków spółdzielni, 4) zleceniobiorców, 5) posłów i senatorów, 6) stypendystów sportowych, 7) pobierających stypendium słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego, 7a) otrzymujących stypendium doktoranckie doktorantów, 8) osób wykonujących odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania, 9) osób współpracujących ze zleceniobiorcami, 10) (uchylony) 11) osób odbywających służbę zastępczą, 12) członków rad nadzorczych – finansują z własnych środków, w równych częściach, ubezpieczeni i płatnicy składek. 1a. Składki na ubezpieczenia emerytalne osób pobierających świadczenie szkoleniowe po ustaniu zatrudnienia finansują z własnych środków, w równych częściach, ubezpieczeni i płatnicy składek. 1b. Składki na ubezpieczenia rentowe osób, o których mowa w ust. 1 i 1a, finansują z własnych środków, w wysokości 1,5 % podstawy wymiaru ubezpieczeni i w wysokości 6,5 % podstawy wymiaru płatnicy składek.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 16 ust. 1, 1a i 1b (stan: 2026-10-16) ISAPEmerytalna po połowie ubezpieczony i płatnik; rentowa: 1,5 % ubezpieczony, 6,5 % płatnik.. Składkę chorobową w całości finansuje pracownikprzepisSkładki na ubezpieczenie chorobowe podlegających temu ubezpieczeniu osób, wymienionych w ust. 1 pkt 1–4, 7a–9 i 11 oraz w ust. 1c, finansują w całości, z własnych środków, sami ubezpieczeni.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 16 ust. 2 (stan: 2026-10-16) ISAPSkładkę na ubezpieczenie chorobowe pracownika (ust. 1 pkt 1) w całości z własnych środków finansuje ubezpieczony. Obliczenie, rozliczenie i przekazanie składek należy do płatnika (art. 17 ust. 1–2, sus.17.1-2).. Wypadkowa obciąża tylko pracodawcę, a jej stopa zależy od branży i liczby ubezpieczonych.

Przykład liczony: pracownik na płacy minimalnej od 1 marca 2027

Założenia: umowa o pracę od poniedziałku 1 marca 2027, pełny etat, brutto równe płacy minimalnej 4 950 zł, wypadkowa w tabeli jako stopa w (od 0,40% do 8,12%). Liczymy składki, które da się policzyć wyłącznie z przepisów zapisanych w bazie.

Składka (podstawa 4 950 zł)	Stopa łącznie	Pracownik	Pracodawca
Emerytalna	19,52%	9,76% = 483,12 zł	9,76% = 483,12 zł
Rentowa	8,00%	1,5% = 74,25 zł	6,5% = 321,75 zł
Chorobowa	2,45%	2,45% = 121,28 zł	0 zł
Wypadkowa	0,40-8,12%	0 zł	4 950 zł x w
Razem składki społeczne		678,65 zł	804,87 zł + 4 950 x w

Działania: 4 950 x 9,76% = 483,12; 4 950 x 1,5% = 74,25; 4 950 x 2,45% = 121,275, czyli 121,28 po zaokrągleniu do grosza; 4 950 x 6,5% = 321,75; 483,12 + 321,75 = 804,87. Przy wypadkowej 0,40% dochodzi 19,80 zł, przy 8,12% dochodzi 401,94 zł.

Składka zdrowotna ma stawkę 9% podstawy wymiaruprzepisSkładka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9 % podstawy wymiaru składki, z zastrzeżeniem art. 79a, art. 80, art. 82 i art. 242.ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, art. 79 ust. 1 (stan: 2026-08-03) ISAP9% to stawka składki zdrowotnej od podstawy wymiaru; odliczenia od podatku wynikają z PIT/ryczałtu (pit.30c.1, ryczalt.11.1a), nie z tego artykułu.. Podstawą dla pracownika jest przychód pomniejszony o jego składki społeczne (art. 81 ust. 6 ustawy o świadczeniach), więc tutaj 4 950 - 678,65 = 4 271,35 zł, a składka to 4 271,35 x 9% = 384,42 zł.

Zaliczka na PIT jest płatnością z dwóch przepisów. Płatnik oblicza i pobiera zaliczki od przychodów ze stosunku pracyprzepisZakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 32 ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPPłatnik zaliczek na PIT od wynagrodzenia pracownika (stosunek pracy). Wysokość zaliczek: ust. 2.. Dochód miesięczny to przychód po odliczeniu kosztów uzyskania i potrąconych składek społecznych pracownikaprzepisZa dochód, o którym mowa w ust. 2 i 3, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody, o których mowa w ust. 1, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 lub ust. 9 pkt 1–3 oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b lub pkt 2a.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 32 ust. 4 (stan: 2026-09-16) ISAPDochód do zaliczki = przychód miesięczny minus koszty pracownicze (art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3) minus składki społeczne pracownika potrącone w danym miesiącu. Przepis odnosi się do składek wskazanych w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b i pkt 2a., a samą zaliczkę wylicza według stawek z art. 32 ust. 2 od dochodu uzyskanego od początku roku u danego płatnikaprzepisZaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą: 1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika nie przekroczył kwoty 120 000 zł – 12 % dochodu uzyskanego w danym miesiącu; 2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika przekroczył kwotę 120 000 zł – 12 % od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32 % od nadwyżki ponad kwotę 120 000 zł; 3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 – 32 % dochodu uzyskanego w danym miesiącu od danego płatnika.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 32 ust. 2 (stan: 2026-09-16) ISAPBrzmienie według stanu prawnego 2026-09-16: stawki 12 % i 32 %, próg 120 000 zł. Druk 3293: ustawa uchwalona, czeka na podpis Prezydenta, termin ok. 27.11.2026; od 1.01.2027 progi 130 000 i 150 000 zł, stawki 12/24/32 %.. Wzór miesięcznej zaliczki:

zaliczka = (4 950 zł - składki społeczne pracownika 678,65 zł - koszty uzyskania K) x stawka S - kwota zmniejszająca U (gdy pracownik złożył PIT-2) - część składki zdrowotnej podlegająca odliczeniu, jeśli przepisy ją przewidują

Netto = 4 950 zł - 678,65 zł - składka zdrowotna - zaliczka PIT.

Koszt pracodawcy = 4 950 zł + 804,87 zł + 4 950 x w + Fundusz Pracy + FGŚP + ewentualna wpłata PPK (1,5% x 4 950 zł = 74,25 zł).

Dlaczego bez końcowej kwoty netto i kosztu: w bazie nie ma kosztów uzyskania przychodu pracownika, kwoty zmniejszającej podatek, stóp Funduszu Pracy i FGŚP, a stawki PIT od 2027 roku zależą od podpisu Prezydenta pod drukiem 3293 (próg 120 000 zł i stawki 12% i 32% to stan 2026). Szczegóły skali znajdziesz w wyjaśnieniu o nowej skali PIT 2027, a wynik końcowy policzymy po uzupełnieniu przepisów. Dla porównania kosztu etatu i B2B zobacz wyjaśnienie o etacie i B2B.

Kalendarz przykładu

Co	Termin
Badania wstępne, szkolenie BHP, umowa	do 28 lutego 2027
Informacje z art. 29 § 3	do 8 marca 2027
ZUS ZUA pracownika	do 8 marca 2027
Wypłata za marzec (np. 10 kwietnia, termin z umowy)	termin ustalony w umowie
DRA i RCA za marzec, przelew składek na NRS	do 20 kwietnia 2027 (wtorek)
Zaliczka PIT pobrana w kwietniu, przelew do urzędu skarbowego	do 20 maja 2027
PIT-4R za 2027	do 31 stycznia 2028
PIT-11 za 2027	do końca lutego 2028

Zaliczkę liczy się za miesiąc wypłaty: gdy wynagrodzenie za marzec wypłacisz w kwietniu, składki ZUS za marzec płacisz do 20 kwietnia, a zaliczkę pobraną w kwietniu przekazujesz do 20 maja.

PPK w jednoosobowej firmie

PPK to program, w którym wpłaty finansują pracownik i pracodawca, a środki trafiają na rachunek PPK prowadzony przez wybraną instytucję finansową. Kolejność działań pracodawcy:

• wybierz instytucję finansową i zawrzyj umowę o zarządzanie PPK (w porozumieniu z zakładową organizacją związkową albo, gdy jej nie ma, z reprezentacją osób zatrudnionych; art. 7 ust. 3 ustawy o PPK);
• zawrzyj umowę o prowadzenie PPK w imieniu pracownika, który nie złożył rezygnacji, nie wcześniej niż po 14 dniach zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia (art. 16 ust. 1 ustawy o PPK); dla osoby po 55. roku życia, która nie skończyła 70 lat, tylko na jej wniosek, a dla osoby, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia skończyła 70 lat, wcale (art. 15);
• przez miesięczne rozliczenie wpłat naliczaj wpłatę podstawową pracodawcy 1,5% wynagrodzenia i opcjonalną dodatkową do 2,5%przepisWpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5 % wynagrodzenia. 2. Podmiot zatrudniający może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5 % wynagrodzenia.ustawa o pracowniczych planach kapitałowych, art. 26 ust. 1–2 (stan: 2026-07-29) ISAPWpłata pracodawcy do PPK: podstawowa 1,5 % wynagrodzenia, dodatkowa do 2,5 % (deklarowana w umowie o zarządzanie PPK). Wpłaty pracodawcy nie są wliczane do podstawy obowiązkowych składek emerytalnej i rentowych (art. 26 ust. 5).;
• pracownik ma prawo złożyć deklarację rezygnacji, a pracodawca co 4 lata, do ostatniego dnia lutego, informuje o ponownym dokonywaniu wpłat i od 1 kwietnia ponownie je dokonuje, chyba że pracownik znowu zrezygnuje (art. 23 ust. 5-6).

Wpłaty pracodawcy zwiększają koszt zatrudnienia i są przychodem pracownika z umowy o pracę dla celów PIT; pracodawca pobiera od nich zaliczkę. Wpłata podstawowa pracownika wynosi co do zasady 2% wynagrodzenia (art. 27 ust. 1). Szczegóły zapisów sprawdź w ustawie o PPK i w materiałach instytucji finansowej.

PIP, regulamin pracy i dokumenty wewnętrzne

PIP kontroluje przestrzeganie prawa pracy, w tym akta osobowe, badania, szkolenia BHP i terminowe wypłaty. Kontrola może dotyczyć nawet pracodawcy z jednym pracownikiem, więc komplet dokumentów z kroków 2-6 trzymaj od pierwszego dnia.

• Regulamin pracy wprowadza pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników. Poniżej tego progu nie jest obowiązkowy, ale zasady czasu pracy, terminu i miejsca wypłaty musisz określić w umowie albo w obwieszczeniu, a pracownik ma o nich wiedzieć (kp.29 § 3).
• Procedura zgłaszania naruszeń prawa i regulamin wynagradzania też wiążą się z progiem 50 pracowników, więc w pierwszej firmie zwykle ich nie wprowadzasz.
• Ewidencja czasu pracy i karta urlopowa są potrzebne niezależnie od liczby pracowników.

Lista kontrolna

• Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań w aktach
• Zaświadczenie ze szkolenia BHP w aktach
• Umowa podpisana przed dopuszczeniem do pracy
• Akta osobowe założone, części A-E
• Informacje z art. 29 § 3 przekazane w 7 dni
• ZUS ZUA pracownika wysłany w 7 dni
• Decyzja o PPK i umowy z instytucją finansową
• DRA, RCA i przelew na NRS zaplanowane na 20. dzień miesiąca
• Zaliczka PIT zaplanowana na 20. dzień miesiąca
• PIT-4R do 31 stycznia, PIT-11 do końca lutego (kalendarz)

Najczęstsze błędy

1. Dopuszczenie do pracy przed badaniami wstępnymi albo szkoleniem BHP (art. 229 § 1przepis§ 1. Wstępnym badaniom lekarskim, z zastrzeżeniem § 1[1], podlegają: 1) osoby przyjmowane do pracy; 2) pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe. § 1[1]. Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby: 1) przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą; 2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. § 1[2]. Przepis § 1[1] pkt 2 stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą. § 1[3]. Pracodawca żąda od osoby, o której mowa w § 1[1] pkt 2 oraz w § 1[2], aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.Kodeks pracy, art. 229 § 1–1³ (stan: 2026-10-14) ISAPBadania wstępne dla osób przyjmowanych do pracy, z wyjątkami z § 1¹., art. 237³ § 2przepis§ 2. Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.Kodeks pracy, art. 237³ § 2 (stan: 2026-10-14) ISAPSzkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy.).
2. Zgłoszenie pracownika do ZUS po terminie 7 dni (art. 36 ust. 4przepis1. Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. 2. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób określonych w art. 6 ust. 1 pkt 1–4, 6–9a, 9c, 11, 12, 19–23, ust. 2, 2a i 2d, duchownych będących członkami zakonów lub klasztorów oraz osób współpracujących, o których mowa w art. 8 ust. 11, należy do płatnika składek. 2a. Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym jest obowiązana poinformować płatnika składek o ustaleniu prawa do emerytury lub renty albo o podleganiu ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie wychowawczym. 2b. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych osób, o których mowa w art. 6a ust. 1 i art. 6b ust. 1, i wyrejestrowanie z tych ubezpieczeń, w przypadku ustania warunków uzasadniających opłacanie składek, należy do Zakładu. Osoby te są obowiązane do przedłożenia Zakładowi: 1) skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka; 2) oświadczenia, o którym mowa w ust. 15; 3) orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, w przypadku posiadania przez dziecko takiego orzeczenia. 2c. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych osób niepodejmujących zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, o których mowa w art. 6c ust. 1, i wyrejestrowanie z tych ubezpieczeń, w przypadku ustania warunków uzasadniających opłacanie składek, należy do Zakładu. 3. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 5, 10 i 24, z zastrzeżeniem ust. 2, należy do tych osób. 4. Zgłoszeń, o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, z zastrzeżeniem ust. 4a–5a i 9a.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 36 ust. 1–4 (stan: 2026-10-16) ISAPZgłoszenie pracownika do ZUS przez płatnika w 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.).
3. Złożenie samej DRA bez RCA albo pominięcie składek pracownika w przelewie na NRS.
4. Mylenie terminów: składki ZUS za marzec płacisz w kwietniu, a zaliczka PIT zależy od miesiąca wypłaty.
5. Założenie, że wszystkie składki emerytalne i rentowe obciążają pracodawcę: pracownik finansuje połowę emerytalnej i 1,5% rentowej (art. 16przepis1. Składki na ubezpieczenia emerytalne: 1) pracowników, 2) osób wykonujących pracę nakładczą, 3) członków spółdzielni, 4) zleceniobiorców, 5) posłów i senatorów, 6) stypendystów sportowych, 7) pobierających stypendium słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego, 7a) otrzymujących stypendium doktoranckie doktorantów, 8) osób wykonujących odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania, 9) osób współpracujących ze zleceniobiorcami, 10) (uchylony) 11) osób odbywających służbę zastępczą, 12) członków rad nadzorczych – finansują z własnych środków, w równych częściach, ubezpieczeni i płatnicy składek. 1a. Składki na ubezpieczenia emerytalne osób pobierających świadczenie szkoleniowe po ustaniu zatrudnienia finansują z własnych środków, w równych częściach, ubezpieczeni i płatnicy składek. 1b. Składki na ubezpieczenia rentowe osób, o których mowa w ust. 1 i 1a, finansują z własnych środków, w wysokości 1,5 % podstawy wymiaru ubezpieczeni i w wysokości 6,5 % podstawy wymiaru płatnicy składek.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 16 ust. 1, 1a i 1b (stan: 2026-10-16) ISAPEmerytalna po połowie ubezpieczony i płatnik; rentowa: 1,5 % ubezpieczony, 6,5 % płatnik.).
6. Brak umowy na piśmie w dniu startu i brak potwierdzenia ustaleń (art. 29 § 2przepis§ 2. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.Kodeks pracy, art. 29 § 2 (stan: 2026-10-14) ISAPUmowa na piśmie; gdy nie zawarto jej na piśmie, potwierdzenie na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.).
7. Pominięcie PPK albo zamiaru jego organizacji, gdy pracownik nie złożył rezygnacji.
8. Brak ePłatnika lub PUE przed pierwszym rozliczeniem: konto zakładaj przed zatrudnieniem, nie w dniu terminu.

Terminy

Czynność	Termin
Badania wstępne i szkolenie BHP	przed dopuszczeniem do pracy
Umowa na piśmie	przed dopuszczeniem do pracy (art. 29 § 2)
Informacje z art. 29 § 3	7 dni od dopuszczenia do pracy (art. 29 § 3)
ZUS ZUA i ZWUA pracownika	7 dni od powstania i od ustania obowiązku ubezpieczenia (art. 36 ust. 4)
DRA, RCA, przelew składek	do 20. dnia następnego miesiąca (art. 47 ust. 1 pkt 4)
Zaliczka PIT do urzędu skarbowego	do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu poboru (art. 42 ust. 1)
PIT-4R	do końca stycznia (art. 42 ust. 1a)
PIT-11	do końca lutego

Najczęstsze pytania

Czy wpis do CEIDG zgłasza też pracownika do ZUS?

Nie. Wpis zgłasza Ciebie jako płatnika składek, ale pracownika zgłaszasz osobno formularzem ZUA w ePłatniku, w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniaprzepis1. Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. 2. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób określonych w art. 6 ust. 1 pkt 1–4, 6–9a, 9c, 11, 12, 19–23, ust. 2, 2a i 2d, duchownych będących członkami zakonów lub klasztorów oraz osób współpracujących, o których mowa w art. 8 ust. 11, należy do płatnika składek. 2a. Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym jest obowiązana poinformować płatnika składek o ustaleniu prawa do emerytury lub renty albo o podleganiu ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie wychowawczym. 2b. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych osób, o których mowa w art. 6a ust. 1 i art. 6b ust. 1, i wyrejestrowanie z tych ubezpieczeń, w przypadku ustania warunków uzasadniających opłacanie składek, należy do Zakładu. Osoby te są obowiązane do przedłożenia Zakładowi: 1) skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka; 2) oświadczenia, o którym mowa w ust. 15; 3) orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, w przypadku posiadania przez dziecko takiego orzeczenia. 2c. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych osób niepodejmujących zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, o których mowa w art. 6c ust. 1, i wyrejestrowanie z tych ubezpieczeń, w przypadku ustania warunków uzasadniających opłacanie składek, należy do Zakładu. 3. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 5, 10 i 24, z zastrzeżeniem ust. 2, należy do tych osób. 4. Zgłoszeń, o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, z zastrzeżeniem ust. 4a–5a i 9a.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 36 ust. 1–4 (stan: 2026-10-16) ISAPZgłoszenie pracownika do ZUS przez płatnika w 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia..

Czy muszę mieć regulamin pracy przy jednym pracowniku?

Nie, regulamin jest obowiązkowy od 50 pracowników. Przy jednym pracowniku określ zasady czasu pracy i wypłaty w umowie albo w pisemnej informacji z art. 29 § 3.

Kto płaci za badania wstępne i szkolenie BHP?

Pracodawca. Szkolenie BHP odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcyprzepis§ 3. Szkolenia, o których mowa w § 2, odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.Kodeks pracy, art. 237³ § 3 (stan: 2026-10-14) ISAPSzkolenia w czasie pracy i na koszt pracodawcy., a badania wstępne wynikają z obowiązku z art. 229 § 1przepis§ 1. Wstępnym badaniom lekarskim, z zastrzeżeniem § 1[1], podlegają: 1) osoby przyjmowane do pracy; 2) pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe. § 1[1]. Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby: 1) przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą; 2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. § 1[2]. Przepis § 1[1] pkt 2 stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą. § 1[3]. Pracodawca żąda od osoby, o której mowa w § 1[1] pkt 2 oraz w § 1[2], aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.Kodeks pracy, art. 229 § 1–1³ (stan: 2026-10-14) ISAPBadania wstępne dla osób przyjmowanych do pracy, z wyjątkami z § 1¹. i także finansuje je pracodawca.

Do kiedy zapłacę składki ZUS i zaliczkę PIT za pracownika?

Składki ZUS i deklaracje DRA i RCA do 20. dnia następnego miesiącaprzepisPłatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, z zastrzeżeniem ust. 1a, nie później niż: 1) (uchylony) 2) do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych; 3) do 15 dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną; 4) do 20 dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 47 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPkt 3: płatnicy z osobowością prawną do 15. dnia; pkt 4: pozostali płatnicy (m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność) do 20. dnia następnego miesiąca., a zaliczkę PIT do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym ją pobranoprzepisPłatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) – na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 42 ust. 1 zd. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPPierwsze zdanie ust. 1. Termin: do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu poboru.. Jeśli 20. wypada w weekend lub święto, termin przesuwa się na następny dzień roboczy.

Czy muszę założyć PPK, gdy mam tylko jednego pracownika?

Tak, gdy pracownik nie złoży deklaracji rezygnacji, a nie dotyczą go wyłączenia wiekowe (osoba po 70. roku życia nie jest zapisywana, po 55. tylko na wniosek). Pracodawca wpłaca 1,5% wynagrodzenia, a dodatkowo może do 2,5%przepisWpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5 % wynagrodzenia. 2. Podmiot zatrudniający może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5 % wynagrodzenia.ustawa o pracowniczych planach kapitałowych, art. 26 ust. 1–2 (stan: 2026-07-29) ISAPWpłata pracodawcy do PPK: podstawowa 1,5 % wynagrodzenia, dodatkowa do 2,5 % (deklarowana w umowie o zarządzanie PPK). Wpłaty pracodawcy nie są wliczane do podstawy obowiązkowych składek emerytalnej i rentowych (art. 26 ust. 5).. Szczegóły zapisów i stawek pracownika sprawdź w ustawie o PPK.

Jaka jest minimalna pensja pierwszego pracownika w 2027 roku?

4 950 zł brutto miesięcznie od 1 stycznia 2027przepisOd dnia 1 stycznia 2027 r. ustala się minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 4950 zł.Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2026 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2027 r. (Dz. U. 2026 poz. 1213), § 1 (stan: Dz. U. 2026 poz. 1213 (ogłoszone 15.09.2026), obowiązuje od 1.01.2027) ISAPPłaca minimalna 2027: 4 950 zł miesięcznie. przy pełnym etacie. Pełny przykład składek znajdziesz w sekcji o pierwszym wynagrodzeniu.

Jak złożyć PIT-4R i kiedy wydać PIT-11?

PIT-4R składasz jako płatnik do końca stycznia roku następującego po roku podatkowymprzepisW terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 41, są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby, roczne deklaracje, według ustalonego wzoru.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 42 ust. 1a zd. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPPierwsze zdanie ust. 1a., a PIT-11 przekazujesz pracownikowi i urzędowi do końca lutego. Wypełniasz je na podstawie list płac z całego roku.

Jak wyrejestrować pracownika, gdy skończy pracę?

Formularzem ZUS ZWUA w 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczenia, a w następnych rozliczeniach pracownik nie figuruje już w RCA.

Zobacz także

• Pierwszy pracownik w firmie: umowa, badania, BHP i zgłoszenie do ZUS
• Zgłoszenie do ZUS dla JDG: ZUA, ZZA, PUE
• Konto firmowe w JDG
• Założenie JDG w CEIDG
• Korekta deklaracji PIT, VAT i ZUS
• Zlecenie i dzieło: ZUS i PIT w 2027
• Nowa skala PIT 2027