Spis z natury w JDG: kiedy, jak sporządzić, likwidacja

Informacja o treści przepisów, nie porada prawna ani podatkowa. Przed spisem likwidacyjnym lub zmianą formy opodatkowania potwierdź zakres u księgowego albo w urzędzie skarbowym.

Odpowiedź w trzech zdaniach

Spis z natury to wykaz towarów, materiałów, wyrobów i produkcji w toku z ilością i ceną każdej pozycji. Obowiązkowy jest dla firm prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR): na 1 stycznia, na koniec roku, na początek działalności w trakcie roku i przy likwidacji; ryczałtowiec spisu dla PIT nie robi, a przy likwidacji sporządza wykaz składników majątku. Czynny podatnik VAT robi dodatkowy spis przy zaprzestaniu działalności i wykazuje VAT należny w ostatniej deklaracji.

Kto robi spis i po co

W JDG występują trzy odrębne obowiązki, które łatwo pomylić:

Sytuacja	Spis z natury	Podstawa
PKPiR (skala podatkowa lub podatek liniowy 19%)	tak, cyklicznie i przy likwidacji	§ 20 rozporządzenia o PKPiR
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych	nie dla PIT; przy likwidacji wykaz składników majątku	art. 20 ust. 6 ustawy o ryczałcie, art. 24 ust. 3a ustawy o PIT
Czynny podatnik VAT likwidujący firmę	tak, na dzień zaprzestania czynności opodatkowanych	art. 14 ust. 1 pkt 2 i ust. 5 ustawy o VAT
Księgi rachunkowe	inwentaryzacja według ustawy o rachunkowości	poza zakresem tego poradnika

W PKPiR spis służy do ustalenia dochodu. Dochód z działalności zwiększasz o dodatnią różnicę między remanentem końcowym a początkowym albo pomniejszasz o ujemną (art. 24 ust. 2 ustawy o PIT). Zakupy towarów księgujesz w kosztach na bieżąco, więc spis koryguje to, co zostało na półce. W VAT spis służy do opodatkowania towarów, które zostają po zamknięciu firmy.

Zwolnienie podmiotowe z VAT wyłącza obowiązek spisu VAT: przepis art. 14 ust. 1 nie dotyczy podatników ze sprzedażą zwolnioną na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT. Spis dla PIT w PKPiR zostaje.

Co przygotować

• Księga PKPiR z zapisami do dnia spisu i dokumenty zakupu towarów (faktury z cenami jednostkowymi).
• Arkusze spisu: tabela z numerem pozycji, nazwą, jednostką miary, ilością, ceną jednostkową, wartością. Wzoru urzędowego nie ma, możesz użyć arkusza kalkulacyjnego.
• Lista towarów obcych (komisowych, w depozycie) z właścicielem. Ujmujesz je ilościowo, bez wyceny.
• Lista towarów należących do Ciebie, ale leżących poza zakładem (magazyn zewnętrzny, u klienta, w drodze).
• Czas i osoby do przeliczenia: policz fizycznie, nie z systemu magazynowego.
• Przy likwidacji dodatkowo: wykaz składników majątku (środki trwałe z datą nabycia, wartością początkową, odpisami) oraz dane do JPK_V7: kwoty z faktur zakupu towarów objętych spisem.

Krok po kroku

1. Ustal, który spis robisz. Zacznij od daty: 1 stycznia, koniec roku, początek działalności w trakcie roku, utrata prawa do ryczałtu w trakcie roku albo likwidacja (§ 20 ust. 1 rozporządzenia o PKPiR). Czynny podatnik VAT likwidujący firmę robi dodatkowo spis VAT.
2. Przygotuj arkusz spisu. Według § 21 ust. 2 rozporządzenia spis zawiera co najmniej: imię i nazwisko właściciela (nazwę firmy), datę sporządzenia, numer kolejny pozycji arkusza, szczegółowe określenie składnika, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę, wartość pozycji, łączną wartość oraz klauzulę „Spis zakończono na pozycji ...” i podpis właściciela.
3. Policz fizycznie. Sporządzaj spis „w sposób staranny i trwały” (§ 21 ust. 1): pozycje wpisuj od razu, bez ołówka i bez poprawek, które da się zatuszować. Uwzględnij towary poza zakładem i towary obce (§ 21 ust. 3).
4. Zamknij spis klauzulą i podpisem. Wpisz „Spis zakończono na pozycji ...” z numerem ostatniej pozycji, datę i podpisz. Rozporządzenie wymaga podpisu właściciela zakładu (§ 21 ust. 2).
5. Wyceń w ciągu 14 dni. Wycenę wykonujesz najpóźniej 14 dni po zakończeniu spisu (§ 22 ust. 7). Materiały i towary handlowe wyceniasz według ceny zakupu albo ceny rynkowej z dnia spisu, jeśli jest niższa (§ 22 ust. 1). Półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wyceniasz według kosztów wytworzenia. Wycenę poniżej ceny zakupu (np. uszkodzenie, wyjście z mody) opatrz przy pozycji jednostkową ceną zakupu (§ 22 ust. 8).
6. Wpisz wartość do księgi. Podatnik wpisuje do księgi wartość sporządzonego spisu (§ 22 ust. 6). Szczegółowy arkusz możesz przechować osobno razem z księgą.
7. Przy likwidacji dołóż VAT. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, ujmij w spisie VAT towary, przy których nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT (art. 14 ust. 4). Kwotę VAT należnego wykaż w JPK_V7 za okres obejmujący dzień zaprzestania czynności. Od 1 stycznia 2027 roku nie składasz osobnej informacji o spisie: kwotę podatku ze spisu wykazujesz w deklaracji (art. 14 ust. 5 zd. 2 w brzmieniu z Dz.U. 2026 poz. 1270).
8. Przechowuj. Spisu nie przekazujesz do urzędu skarbowego. Trzymasz go z księgą i dokumentami zakupu do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kiedy spis jest obowiązkowy w PKPiR

Według § 20 ust. 1 rozporządzenia o PKPiR spis sporządzasz:

Moment	Uwagi
1 stycznia	jeśli nie zrobiłeś spisu na koniec poprzedniego roku
Koniec każdego roku podatkowego	31 grudnia; ten spis zastępuje spis na 1 stycznia następnego roku (§ 20 ust. 2)
Początek działalności w trakcie roku	na dzień rozpoczęcia
Utrata w trakcie roku prawa do ryczałtu	gdy wypadasz z ryczałtu i przechodzisz do księgi
Zmiana wspólnika lub proporcji udziałów	dotyczy spółek, przy JDG zwykle nie występuje
Likwidacja działalności	na dzień likwidacji

Spis wpisujesz do księgi także wtedy, gdy sam robisz go co miesiąc albo gdy zarządził go naczelnik urzędu skarbowego (§ 20 ust. 3). Spis na 31 grudnia robisz raz i wpisujesz go jako stan końcowy starego roku oraz początkowy nowego.

Ryczałt: czy muszę robić spis

Podatnik ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie sporządza spisu z natury dla celów PIT: ustawa o ryczałcie nie zawiera już przepisu o spisie, a podstawą ryczałtu są przychody, nie dochód skorygowany o remanent. Obowiązek pojawia się w trzech sytuacjach:

• Likwidacja. Sporządzasz wykaz składników majątku na dzień likwidacji (art. 20 ust. 6 ustawy o ryczałcie w związku z art. 24 ust. 3a ustawy o PIT): liczba porządkowa, nazwa składnika, data nabycia, wydatki na nabycie, wartość początkowa, metoda amortyzacji i suma odpisów. Wykazu nie składasz w urzędzie.
• Czynny podatnik VAT. Spis VAT przy zaprzestaniu działalności obowiązuje bez względu na formę opodatkowania PIT. Ryczałtowiec z VAT czynnym robi więc spis towarów, przy zakupie których przysługiwało odliczenie.
• Utrata ryczałtu w trakcie roku. Gdy wypadasz z ryczałtu i zaczynasz prowadzić księgę, obowiązuje spis według § 20 rozporządzenia o PKPiR.

Ryczałtowiec bez VAT lub zwolniony z VAT, który po prostu zamyka firmę, spisu z natury nie robi. Wykaz składników majątku zostaje.

Spis likwidacyjny: PIT i VAT osobno

Na dzień likwidacji możesz mieć dwa spisy o różnym zakresie:

	Spis dla PIT (PKPiR)	Spis dla VAT
Kto	prowadzący księgę	czynny podatnik VAT (bez zwolnienia z art. 113)
Zakres	towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcja w toku, wyroby gotowe, braki, odpady	towary i składniki, przy nabyciu których przysługiwało odliczenie VAT; środki trwałe i wyposażenie z odliczeniem też
Skutek	korekta dochodu o różnicę remanentową w zeznaniu	VAT należny w ostatniej deklaracji
Do urzędu	nie przekazujesz	nie przekazujesz; VAT wykazujesz w deklaracji
Wycena	do 14 dni po zakończeniu spisu	wg art. 29a ust. 2 ustawy o VAT

Podstawą opodatkowania w VAT jest wartość towarów objętych spisem (art. 14 ust. 8); zasadniczo to cena nabycia. Sprzedaż towarów objętych spisem w ciągu 12 miesięcy od zaprzestania działalności jest zwolniona z VAT, o ile rozliczysz VAT ze spisu (art. 14 ust. 7).

Zawieszenie działalności samo nie uruchamia spisu likwidacyjnego, a art. 14 ust. 3 ustawy o VAT (brak czynności opodatkowanych przez 10 miesięcy) nie dotyczy podatników, którzy zawiesili działalność. Szczegóły zawieszenia: Zawieszenie JDG krok po kroku. Całość zamknięcia firmy: Zamknięcie JDG krok po kroku.

Przykład: likwidacja firmy z PKPiR i VAT czynnym

Założenia: JDG sprzedaje podzespoły komputerowe, podatek liniowy 19%, VAT czynny, zaprzestanie działalności 31 marca 2027 roku (środa). Spis z 31 grudnia 2026 roku wpisany do księgi: 18 000,00 zł.

Spis z 31 marca 2027 roku:

Lp.	Towar	Ilość	Cena zakupu	Wartość zakupu	Cena rynkowa	Wartość wyceny PIT
1	Obudowy komputerowe	120 szt.	85,00 zł	10 200,00 zł	85,00 zł	10 200,00 zł
2	Przewody zasilające	300 m	4,50 zł	1 350,00 zł	4,50 zł	1 350,00 zł
3	Zasilacze	40 szt.	62,50 zł	2 500,00 zł	45,00 zł	1 800,00 zł
	Razem			14 050,00 zł		13 350,00 zł

Dla pozycji 3 cena rynkowa jest niższa od ceny zakupu, więc w PIT wyceniasz po 45,00 zł (40 × 45,00 = 1 800,00 zł) i dopisujesz przy pozycji cenę zakupu 62,50 zł. Spis zakończono 31 marca, więc wycenę wykonujesz do 14 kwietnia 2027 roku. Wartość 13 350,00 zł wpisujesz do księgi (§ 22 ust. 6).

Wpływ na PIT: remanent początkowy 18 000,00 zł jest wyższy od końcowego 13 350,00 zł. Dochód pomniejszasz o 18 000,00 − 13 350,00 = 4 650,00 zł. Przy stawce 19%przepisPodatek dochodowy od dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej uzyskanych przez podatników, o których mowa w art. 9a ust. 2 lub 7, z zastrzeżeniem art. 29 i art. 30, wynosi 19 % podstawy obliczenia podatku.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 30c ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAP daje to o 4 650,00 × 0,19 = 883,50 zł niższy podatek za 2027 rok.

Wpływ na VAT: przy założeniu stawki 23% dla wszystkich pozycji i podstawie równej cenie zakupu VAT należny wynosi 14 050,00 × 0,23 = 3 231,50 zł. Wykazujesz go w JPK_V7M za marzec, czyli do 26 kwietnia 2027 roku (25 kwietnia to niedziela, termin przechodzi na poniedziałekprzepisJeżeli ostatni dzień terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.ustawa – Ordynacja podatkowa, art. 12 § 5 (stan: 2026-10-08) ISAPTermin przypadający na sobotę lub dzień ustawowo wolny przesuwa się na następny dzień roboczy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.). Wypełnienie deklaracji: JPK_V7 krok po kroku. Zeznanie za rok likwidacji składasz w terminie rocznym; zasady opisują PIT-36L za 2026 rok i PIT roczny w e-US.

Najczęstsze błędy

1. Założenie, że ryczałtowiec musi robić ten sam spis co firma z PKPiR, albo odwrotnie, że czynny podatnik VAT na ryczałcie nie robi żadnego spisu przy likwidacji.
2. Pominięcie VAT należnego ze spisu w ostatnim JPK_V7 po zaprzestaniu działalności.
3. Ujmowanie w spisie VAT towarów, przy nabyciu których nie przysługiwało odliczenie VAT.
4. Spis w ołówku albo bez klauzuli „Spis zakończono na pozycji ...” i bez podpisu właściciela.
5. Wycena po terminie 14 dni od zakończenia spisu.
6. Wpisanie do spisu towarów obcych z wyceną albo pominięcie towarów własnych leżących poza zakładem.
7. Brak wpisu wartości spisu do księgi.
8. Ustalenie dochodu na koniec roku bez korekty o różnicę między remanentem końcowym a początkowym.
9. Wycena według przeceny „na oko” bez dokumentacji przyczyny (uszkodzenie, wyjście z mody) i bez ceny zakupu przy pozycji.
10. Wysyłanie do urzędu skarbowego samego spisu zamiast wykazania VAT w deklaracji.

Terminy

Co	Termin
Spis PKPiR na 1 stycznia	na dzień 1 stycznia, o ile nie wpisano spisu z 31 grudnia
Spis PKPiR na koniec roku	na dzień 31 grudnia
Wycena spisu	do 14 dni od zakończenia spisu
Spis VAT przy zaprzestaniu	na dzień zaprzestania czynności opodatkowanych (obowiązek podatkowy powstaje w tym dniu)
VAT należny ze spisu likwidacyjnego	w deklaracji za okres obejmujący dzień zaprzestania; od 1.01.2027 bez osobnej informacji
Wykaz składników majątku (ryczałt, likwidacja)	na dzień likwidacji, bez składania w urzędzie
Zwolnienie sprzedaży towarów ze spisu	12 miesięcy od dnia zaprzestania
VAT-Z	7 dni od zaprzestania działalności, opis w poradniku o zamknięciu

Przepisy nie podają osobnego terminu na samo przeliczenie towarów na 31 grudnia; w praktyce zrób je jak najbliżej tej daty, a wycenę zamknij w 14 dni. Kalendarz podatkowy: Kalendarz terminów dla JDG w 2027 roku. Przy błędzie w spisie lub deklaracji: Korekta deklaracji PIT, VAT, ZUS, a przy spóźnieniu: Czynny żal.

Najczęstsze pytania

Czy muszę robić spis z natury, jeśli prowadzę tylko usługi?

W PKPiR obowiązek dotyczy towarów, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Jeśli takich składników nie masz, spis wynosi 0 zł, a przy likwidacji i tak sporządzasz go (§ 20 ust. 1) i wpisujesz do księgi. W VAT czynny usługodawca bez towarów nie ma co opodatkować, a spis na 0 zł nie rodzi VAT należnego.

Czy spis z natury obowiązuje przy ryczałcie?

Nie dla celów PIT: ustawa o ryczałcie nie zawiera już przepisu o spisie z natury. Przy likwidacji sporządzasz wykaz składników majątku. Czynny podatnik VAT na ryczałcie robi jednak spis VAT przy zaprzestaniu działalności, a ryczałtowiec, który wypada z ryczałtu w trakcie roku, robi spis według zasad PKPiR.

Ile czasu mam na wycenę spisu?

Najpóźniej 14 dni od dnia zakończenia spisu (§ 22 ust. 7 rozporządzenia o PKPiR). Jeśli spis zakończyłeś 31 marca 2027 roku, wycenę zamykasz do 14 kwietnia 2027 roku.

Czy spis trzeba składać w urzędzie skarbowym?

Spisu dla PIT nie przekazujesz, przechowujesz go z księgą. W VAT do końca 2026 roku składasz informację o spisie najpóźniej w dniu złożenia deklaracji za okres zaprzestania, a od 1 stycznia 2027 roku wykazujesz kwotę VAT ze spisu w deklaracji i nie składasz osobnej informacji.

Jak wycenić towar uszkodzony albo przeterminowany?

Wyceniasz go według ceny rynkowej z dnia spisu, jeśli jest niższa od ceny zakupu, a przy pozycji dopisujesz też jednostkową cenę zakupu (§ 22 ust. 1 i 8 rozporządzenia o PKPiR). Zachowaj dowód przyczyny obniżki: protokół uszkodzenia, ceny ofertowe, zdjęcia.

Co ze środkami trwałymi i wyposażeniem przy likwidacji?

W PIT środki trwałe ujmujesz w wykazie składników majątku (art. 24 ust. 3a ustawy o PIT), nie w spisie z natury. W VAT w spisie ujmujesz towary, przy nabyciu których przysługiwało odliczenie VAT, także jeśli z niego nie skorzystałeś (art. 14 ust. 4). Zakres dla konkretnego składnika (np. samochód, laptop) potwierdź z księgowym.

Czy zawieszenie działalności to to samo co likwidacja przy spisie?

Nie. Zawieszenie samo nie uruchamia spisu likwidacyjnego, a art. 14 ust. 3 ustawy o VAT, który wymaga spisu po 10 miesiącach bez czynności opodatkowanych, nie dotyczy podatników, którzy zawiesili działalność. Przy wykreśleniu z CEIDG obowiązuje spis likwidacyjny.

Czy zwolniony z VAT sprzedawca musi robić spis VAT?

Nie. Art. 14 ust. 1 ustawy o VAT nie dotyczy podatników ze sprzedażą zwolnioną na podstawie art. 113 ust. 1 i 9. Spis dla PIT w PKPiR zostaje.

Powiązane

• Zamknięcie JDG krok po kroku: CEIDG, ZUS, VAT-Z, spis
• Zawieszenie JDG krok po kroku w CEIDG
• JPK_V7 krok po kroku
• Kalendarz terminów dla JDG w 2027 roku
• Koszty w JDG: co i jak odliczyć