Zgłoszenie pracownika do ZUS: ZUA, ZZA, ZWUA krok po kroku

Informacja o treści przepisów i procedur, nie porada prawna ani podatkowa. Sprawdź stan prawny w ISAP, aktualny wykaz kodów i wygląd serwisu ZUS przed złożeniem dokumentów.

Odpowiedź w trzech zdaniach

Pracownika i zleceniobiorcę zgłasza do ZUS płatnik składek, czyli Ty jako zatrudniający (obowiązek zgłoszenia osób z art. 6 ust. 1 pkt 1-4 należy do płatnikaprzepis1. Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. 2. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób określonych w art. 6 ust. 1 pkt 1–4, 6–9a, 9c, 11, 12, 19–23, ust. 2, 2a i 2d, duchownych będących członkami zakonów lub klasztorów oraz osób współpracujących, o których mowa w art. 8 ust. 11, należy do płatnika składek. 2a. Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym jest obowiązana poinformować płatnika składek o ustaleniu prawa do emerytury lub renty albo o podleganiu ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie wychowawczym. 2b. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych osób, o których mowa w art. 6a ust. 1 i art. 6b ust. 1, i wyrejestrowanie z tych ubezpieczeń, w przypadku ustania warunków uzasadniających opłacanie składek, należy do Zakładu. Osoby te są obowiązane do przedłożenia Zakładowi: 1) skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka; 2) oświadczenia, o którym mowa w ust. 15; 3) orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, w przypadku posiadania przez dziecko takiego orzeczenia. 2c. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych osób niepodejmujących zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, o których mowa w art. 6c ust. 1, i wyrejestrowanie z tych ubezpieczeń, w przypadku ustania warunków uzasadniających opłacanie składek, należy do Zakładu. 3. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 5, 10 i 24, z zastrzeżeniem ust. 2, należy do tych osób. 4. Zgłoszeń, o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, z zastrzeżeniem ust. 4a–5a i 9a.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 36 ust. 1–4 (stan: 2026-10-16) ISAPZgłoszenie pracownika do ZUS przez płatnika w 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.). Zgłoszenie składasz formularzem ZUS ZUA (ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) albo ZUS ZZA (tylko zdrowotne) w 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniaprzepisZgłoszeń, o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, z zastrzeżeniem ust. 4a–5a i 9a.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 36 ust. 4 (stan: 2026-10-16) ISAPDla przedsiębiorcy (art. 6 ust. 1 pkt 5) obowiązek zgłoszenia ciąży na nim samym (ust. 3); termin 7 dni z ust. 4, wyjątek dla działalności rozpoczętej w styczniu: ust. 4b (tylko ubezpieczony z art. 18c ust. 1, preferencyjne składki).. Gdy umowa się kończy, wyrejestrowujesz osobę formularzem ZUS ZWUA, też w 7 dni, a składki za miesiąc rozliczasz w DRA i RCA do 20. dnia miesiąca następnego.

Kto	płatnik składek zatrudniający pracownika lub zleceniobiorcę
Termin	7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia (zgłoszenie) i od jego ustania (wyrejestrowanie)
Czas	zgłoszenie jednej osoby 10-20 minut, gdy masz konto w PUE/ePłatniku
Koszt	0 zł, wysyłka dokumentów jest bezpłatna

Poradnik zakłada, że masz już konto płatnika w ZUS i prowadzisz firmę. Pełną kolejność działań przy pierwszym zatrudnieniu (badania, BHP, umowa, PIT, PPK) opisuje poradnik pierwszy pracownik w JDG krok po kroku. Tu skupiamy się na samym zgłoszeniu i wyrejestrowaniu.

Kogo to dotyczy

• Przedsiębiorca z JDG, który zatrudnia pracownika na umowę o pracę (ubezpieczenia emerytalne i rentowe z mocy art. 6 ust. 1 pkt 1przepisObowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają, z zastrzeżeniem art. 8 i 9, osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są: 1) pracownikami, z wyłączeniem prokuratorów; 2) osobami wykonującymi pracę nakładczą; 3) członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych, zwanymi dalej „członkami spółdzielni”; 4) osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, zwanymi dalej „zleceniobiorcami”, oraz osobami z nimi współpracującymi, z zastrzeżeniem ust. 4; 5) osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz osobami z nimi współpracującymi; 5a) osobami współpracującymi z osobami fizycznymi, o których mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców; 6) posłami i senatorami pobierającymi uposażenie oraz posłami do Parlamentu Europejskiego, o których mowa w art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 30 lipca 2004 r. o uposażeniu posłów do Parlamentu Europejskiego wybranych w Rzeczypospolitej Polskiej, zwanymi dalej „posłami i senatorami”; 7) osobami pobierającymi stypendium sportowe, zwanymi dalej „stypendystami sportowymi”; 7a) pobierającymi stypendium słuchaczami Krajowej Szkoły Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego; 7b) otrzymującymi stypendium doktoranckie doktorantami; 8) osobami wykonującymi odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania; 9) osobami pobierającymi zasiłek dla bezrobotnych, świadczenie integracyjne lub stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub uczestnictwa w zleconych przez starostę działaniach w zakresie reintegracji społecznej, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy, zwanymi dalej „bezrobotnymi”; 9a) osobami pobierającymi stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego dorosłych, na które zostały skierowane przez inne niż powiatowy urząd pracy podmioty kierujące na szkolenie, staż lub przygotowanie zawodowe dorosłych, zwanymi dalej „osobami pobierającymi stypendium”; 9b) (uchylony) 9c) osobami niepełnosprawnymi zarejestrowanymi w powiatowym urzędzie pracy jako poszukujące pracy niepozostające w zatrudnieniu pobierającymi stypendium na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620, 1746 i 1794) w okresie odbywania szkolenia lub stażu, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy; 10) duchownymi; 11) żołnierzami niezawodowymi pełniącymi czynną służbę wojskową; 12) osobami odbywającymi służbę zastępczą; 13) (uchylony) 14) (uchylony) 15) (uchylony) 16) (uchylony) 17) (uchylony) 18) (uchylony) 18a) (uchylony) 18b) (uchylony) 19) osobami przebywającymi na urlopach wychowawczych lub pobierającymi zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego; 20) osobami pobierającymi świadczenia socjalne wypłacane w okresie urlopu oraz osobami pobierającymi zasiłek socjalny wypłacany na czas przekwalifikowania zawodowego i poszukiwania nowego zatrudnienia, a także osobami pobierającymi wynagrodzenie przysługujące w okresie korzystania ze świadczenia górniczego albo w okresie korzystania ze stypendium na przekwalifikowanie, wynikające z odrębnych przepisów lub układów zbiorowych pracy; 21) osobami pobierającymi świadczenie szkoleniowe wypłacane po ustaniu zatrudnienia; 22) członkami rad nadzorczych wynagradzanymi z tytułu pełnienia tej funkcji; 23) małżonkiem Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej; 24) marynarzami.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 6 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP).
• Przedsiębiorca, który zawiera umowę zlecenia, agencyjną lub inną umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (zleceniobiorca, art. 6 ust. 1 pkt 4przepisObowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają, z zastrzeżeniem art. 8 i 9, osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są: 1) pracownikami, z wyłączeniem prokuratorów; 2) osobami wykonującymi pracę nakładczą; 3) członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych, zwanymi dalej „członkami spółdzielni”; 4) osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, zwanymi dalej „zleceniobiorcami”, oraz osobami z nimi współpracującymi, z zastrzeżeniem ust. 4; 5) osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz osobami z nimi współpracującymi; 5a) osobami współpracującymi z osobami fizycznymi, o których mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców; 6) posłami i senatorami pobierającymi uposażenie oraz posłami do Parlamentu Europejskiego, o których mowa w art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 30 lipca 2004 r. o uposażeniu posłów do Parlamentu Europejskiego wybranych w Rzeczypospolitej Polskiej, zwanymi dalej „posłami i senatorami”; 7) osobami pobierającymi stypendium sportowe, zwanymi dalej „stypendystami sportowymi”; 7a) pobierającymi stypendium słuchaczami Krajowej Szkoły Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego; 7b) otrzymującymi stypendium doktoranckie doktorantami; 8) osobami wykonującymi odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania; 9) osobami pobierającymi zasiłek dla bezrobotnych, świadczenie integracyjne lub stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub uczestnictwa w zleconych przez starostę działaniach w zakresie reintegracji społecznej, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy, zwanymi dalej „bezrobotnymi”; 9a) osobami pobierającymi stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego dorosłych, na które zostały skierowane przez inne niż powiatowy urząd pracy podmioty kierujące na szkolenie, staż lub przygotowanie zawodowe dorosłych, zwanymi dalej „osobami pobierającymi stypendium”; 9b) (uchylony) 9c) osobami niepełnosprawnymi zarejestrowanymi w powiatowym urzędzie pracy jako poszukujące pracy niepozostające w zatrudnieniu pobierającymi stypendium na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620, 1746 i 1794) w okresie odbywania szkolenia lub stażu, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy; 10) duchownymi; 11) żołnierzami niezawodowymi pełniącymi czynną służbę wojskową; 12) osobami odbywającymi służbę zastępczą; 13) (uchylony) 14) (uchylony) 15) (uchylony) 16) (uchylony) 17) (uchylony) 18) (uchylony) 18a) (uchylony) 18b) (uchylony) 19) osobami przebywającymi na urlopach wychowawczych lub pobierającymi zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego; 20) osobami pobierającymi świadczenia socjalne wypłacane w okresie urlopu oraz osobami pobierającymi zasiłek socjalny wypłacany na czas przekwalifikowania zawodowego i poszukiwania nowego zatrudnienia, a także osobami pobierającymi wynagrodzenie przysługujące w okresie korzystania ze świadczenia górniczego albo w okresie korzystania ze stypendium na przekwalifikowanie, wynikające z odrębnych przepisów lub układów zbiorowych pracy; 21) osobami pobierającymi świadczenie szkoleniowe wypłacane po ustaniu zatrudnienia; 22) członkami rad nadzorczych wynagradzanymi z tytułu pełnienia tej funkcji; 23) małżonkiem Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej; 24) marynarzami.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 6 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP).
• Spółka lub JDG, która kończy współpracę i musi wyrejestrować osobę.

Nie dotyczy to umowy o dzieło z osobą spoza Twojego zakładu pracy: co do zasady nie rodzi obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń. Szczegóły porównania umów znajdziesz w wyjaśnieniu o umowie zlecenia i umowie o dzieło.

Uwaga na zlecenie z własnym pracownikiem. Jeśli zleceniobiorcą jest osoba, która pozostaje u Ciebie w stosunku pracy, traktuje się ją jak pracownikaprzepisZa pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 8 ust. 2a (stan: 2026-10-16) ISAPZlecenie/dzieło zawarte z własnym pracodawcą albo wykonywane na rzecz własnego pracodawcy w ramach umowy zawartej z kimś innym: osoba jest pracownikiem w rozumieniu ustawy (podstawa jak dla pracownika). także przy tej umowie, a przy zbiegu tytułów ubezpieczenia obejmują wtedy tylko stosunek pracy lub taką umowę z pracodawcąprzepisOsoby, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, 3, 7b, 10, 20 i 21, spełniające jednocześnie warunki do objęcia ich obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z innych tytułów, są obejmowane ubezpieczeniami tylko z tytułu stosunku pracy, umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarły z pracodawcą, z którym pozostają w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonują pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostają w stosunku pracy, członkostwa w spółdzielni, otrzymywania stypendium doktoranckiego, służby, pobierania świadczenia szkoleniowego, świadczenia socjalnego, zasiłku socjalnego albo wynagrodzenia przysługującego w okresie korzystania ze świadczenia górniczego lub w okresie korzystania ze stypendium na przekwalifikowanie. Mogą one dobrowolnie, na swój wniosek, być objęte ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi również z innych tytułów, z zastrzeżeniem ust. 1a.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 9 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP. Nie zgłaszasz więc jej drugi raz jako zleceniobiorcy, tylko sprawdzasz podstawę składek razem z kadrami lub biurem rachunkowym.

Co przygotować

• Dane osoby: imię, nazwisko, PESEL (albo seria i numer dokumentu, gdy brak PESEL), data urodzenia, adres.
• Datę rozpoczęcia pracy lub wykonywania umowy: od niej liczysz 7 dni.
• Rodzaj umowy i kod tytułu ubezpieczenia (krok 3).
• Kod zawodu z Klasyfikacji zawodów i specjalności, wymiar czasu pracy dla pracownika (ułamek etatu), ewentualne dane o niepełnosprawności lub prawie do emerytury i renty.
• Oświadczenie zleceniobiorcy o innych tytułach do ubezpieczeń (zatrudnienie, własna firma, emerytura, renta, status ucznia lub studenta) i o tym, czy chce objąć się dobrowolnym chorobowym.
• Dostęp do PUE ZUS lub programu Płatnik z certyfikatem, albo konto w ePłatniku.
• Dane do późniejszych rozliczeń: numer rachunku składkowego firmy i kalendarz DRA/RCA.

Krok po kroku

1. Ustal rodzaj umowy i czy osoba ma inne tytuły do ubezpieczeń. Umowa o pracę zawsze oznacza zgłoszenie pracownika. Przy zleceniu zapytaj o inne tytuły: wysokość składek zależy od tego, czy zleceniobiorca ma etat, własną firmę, emeryturę albo jest studentem do 26. roku życia. Nazwa umowy nie rozstrzyga o jej charakterze: zatrudnienie w warunkach pracy podporządkowanej jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowyprzepisZatrudnienie w warunkach określonych w § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.Kodeks pracy, art. 22 § 1^1 (stan: 2026-10-14) ISAPW ustawie oznaczenie § 1[1].. Zlecenie zawarte po to, by obejść etat, jest ryzykiem kontroli.
2. Wybierz formularz: ZUA czy ZZA. ZUS ZUA zgłasza osobę do ubezpieczeń społecznych (emerytalnego i rentowych, chorobowego, wypadkowego) i do zdrowotnego. ZUS ZZA zgłasza wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego i jest właściwy, gdy osoba nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tej umowy, a zdrowotne z niej wynika. Pracownik na etacie to zawsze ZUA. Zleceniobiorca bez innych tytułów to ZUA.
3. Ustal kod tytułu ubezpieczenia. Kod ma sześć znaków: pierwsze cztery określają tytuł, piąty prawo do emerytury lub renty, szósty stopień niepełnosprawności. Najczęściej użyjesz: 01 10 dla pracownika i 04 11 dla zleceniobiorcy bez innego tytułu, w pełnym zapisie z dwoma kolejnymi znakami (np. 01 10 00 gdy brak prawa do emerytury i renty oraz niepełnosprawności). Zawsze sprawdź końcowy kod w aktualnym wykazie ZUS, bo szósty i piąty znak zmieniają się z sytuacją osoby.
4. Zdecyduj o chorobowym zleceniobiorcy. U pracownika ubezpieczenie chorobowe jest obowiązkowe. Zleceniobiorca podlega ubezpieczeniu chorobowemu dobrowolnie, na swój wniosekprzepisDobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu podlegają na swój wniosek osoby objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 2, 4–5a, 7b, 8 i 10.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 11 ust. 2 (stan: 2026-10-16) ISAP. Wniosek składa on, a Ty wpisujesz go w ZUA. Bez wniosku nie zgłaszasz chorobowego, a składkę ustaloną od podstawy zleceniobiorca może dopłacić tylko z tym wnioskiem.
5. Złóż ZUS ZUA albo ZZA w ZUS. W PUE ZUS lub ePłatniku wybierz nowy dokument zgłoszeniowy ubezpieczonego, wskaż ZUA albo ZZA, uzupełnij sekcje: dane osoby, kod tytułu, data od której obowiązuje ubezpieczenie, kod zawodu, wymiar czasu pracy, ewentualne chorobowe. Wyślij dokument i pobierz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Nazwy poszczególnych zakładek i przycisków zmieniają się w serwisie, więc kieruj się ich opisem na ekranie.
6. Sprawdź status. Po wysłaniu dokument ma status przyjęcia. Odrzucenie oznacza błąd danych (częsty: błędny PESEL albo kod). Popraw i wyślij ponownie, zachowując termin 7 dni liczony od daty powstania obowiązku, a nie od daty pierwszej wysyłki.
7. Rozlicz składki w DRA i RCA. Za miesiąc, w którym osoba była zgłoszona, składasz deklarację rozliczeniową DRA i imienny raport RCA. Termin ma dla płatnika bez osobowości prawnej 20. dzień następnego miesiącaprzepisPłatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, z zastrzeżeniem ust. 1a, nie później niż: 1) (uchylony) 2) do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych; 3) do 15 dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną; 4) do 20 dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 47 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPkt 3: płatnicy z osobowością prawną do 15. dnia; pkt 4: pozostali płatnicy (m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność) do 20. dnia następnego miesiąca.; płatnicy z osobowością prawną (np. spółka z o.o.) płacą do 15. dnia. Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik oblicza, potrąca z środków ubezpieczonego swoją część i przekazuje do ZUSprzepis1. Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe za ubezpieczonych, o których mowa w art. 16 ust. 1–3, 5, 6, 9, 9a, 9c i 10–12a, obliczają, rozliczają i przekazują co miesiąc do Zakładu w całości płatnicy składek. 2. Płatnicy składek, o których mowa w ust. 1, obliczają części składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe finansowane przez ubezpieczonych i po potrąceniu ich ze środków ubezpieczonych przekazują do Zakładu.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 17 ust. 1 i 2 (stan: 2026-10-16) ISAPPłatnik oblicza, rozlicza i przekazuje składki; część pracownika potrąca ze środków ubezpieczonego., a stawki to m.in. 19,52 % na emerytalne i 8,00 % na rentoweprzepisStopy procentowe składek wynoszą: 1) 19,52 % podstawy wymiaru – na ubezpieczenie emerytalne, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4; 2) 8,00 % podstawy wymiaru – na ubezpieczenia rentowe; 3) 2,45 % podstawy wymiaru – na ubezpieczenie chorobowe; 4) od 0,40 % do 8,12 % podstawy wymiaru – na ubezpieczenie wypadkowe.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 22 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAP.
8. Wyrejestruj osobę formularzem ZUS ZWUA. Gdy umowa o pracę się kończy albo zlecenie dobiegło końca, złóż ZWUA w 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczenia. Kod przyczyny wyrejestrowania wybierz z aktualnego wykazu ZUS. Po ZWUA osoba przestaje figurować w następnych DRA i RCA.
9. Zmiany w trakcie umowy zgłaszaj formularzem ZUS ZUA z nowym kodem lub ZWUA. Zmiana tytułu (np. zleceniobiorca zaczyna etat u innego pracodawcy, student kończy 26 lat) może wymagać wyrejestrowania ze starego kodu i zgłoszenia z nowym, każde w 7 dni od zmiany.

Przykład: pracownik od 15 marca, zleceniobiorca od lutego do maja

Przedsiębiorca zatrudnia 1 pracownika od poniedziałku 15 marca 2027 na pełny etat i zleceniobiorcę od 1 lutego do 31 maja 2027.

Zdarzenie	Data	Termin ZUS	Formularz
Pracownik: początek umowy	15 marca 2027	15 marca + 7 dni = 22 marca 2027	ZUA, kod 01 10 xx
Zleceniobiorca: początek umowy	1 lutego 2027	1 lutego + 7 dni = 8 lutego 2027	ZUA, kod 04 11 xx
Zleceniobiorca: koniec umowy	31 maja 2027	31 maja + 7 dni = 7 czerwca 2027	ZWUA, kod przyczyny z wykazu ZUS
DRA i RCA za marzec	do 20 kwietnia 2027	20. dzień następnego miesiąca	DRA, RCA, przelew składek

Obliczenie części składki emerytalnej: pracownik zarabia 5 000 zł brutto. Składka emerytalna to 19,52 % podstawy: 5 000 zł x 0,1952 = 976,00 zł. Zgodnie z art. 16 ust. 1przepis1. Składki na ubezpieczenia emerytalne: 1) pracowników, 2) osób wykonujących pracę nakładczą, 3) członków spółdzielni, 4) zleceniobiorców, 5) posłów i senatorów, 6) stypendystów sportowych, 7) pobierających stypendium słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego, 7a) otrzymujących stypendium doktoranckie doktorantów, 8) osób wykonujących odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania, 9) osób współpracujących ze zleceniobiorcami, 10) (uchylony) 11) osób odbywających służbę zastępczą, 12) członków rad nadzorczych – finansują z własnych środków, w równych częściach, ubezpieczeni i płatnicy składek. 1a. Składki na ubezpieczenia emerytalne osób pobierających świadczenie szkoleniowe po ustaniu zatrudnienia finansują z własnych środków, w równych częściach, ubezpieczeni i płatnicy składek. 1b. Składki na ubezpieczenia rentowe osób, o których mowa w ust. 1 i 1a, finansują z własnych środków, w wysokości 1,5 % podstawy wymiaru ubezpieczeni i w wysokości 6,5 % podstawy wymiaru płatnicy składek.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 16 ust. 1, 1a i 1b (stan: 2026-10-16) ISAPEmerytalna po połowie ubezpieczony i płatnik; rentowa: 1,5 % ubezpieczony, 6,5 % płatnik. finansują ją po połowie ubezpieczony i płatnik: 976,00 zł : 2 = 488,00 zł potrącasz z jego wynagrodzenia, a 488,00 zł dokładasz ze swoich środków. Przelewasz do ZUS 976,00 zł razem z pozostałymi składkami. Kwoty rent, chorobowej, wypadkowej i zdrowotnej policz osobno wg stawek z ustawy.

Lista kontrolna

• Umowa podpisana, rodzaj umowy właściwy do warunków pracy
• Zebrane dane i oświadczenia osoby (inne tytuły, chorobowe)
• Wybrany formularz: ZUA albo ZZA
• Ustalony kod tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 lub 04 11) z szóstym znakiem
• ZUA lub ZZA wysłane w 7 dni, UPO zachowane
• DRA i RCA za miesiąc do 20. dnia następnego miesiąca
• Przy końcu umowy ZWUA w 7 dni od ustania obowiązku

Najczęstsze błędy

1. Zgłoszenie po terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy lub umowy: spóźnienie grozi konsekwencjami wobec ZUS, więc zgłaszaj tuż po podpisaniu umowy, nawet przed pierwszym dniem pracy.
2. Zgłoszenie zleceniobiorcy bez zapytania o inne tytuły: zła kategoria składek i korekta dokumentów.
3. Pomyłka w kodzie tytułu, zwłaszcza w piątym i szóstym znaku (prawo do emerytury lub renty, niepełnosprawność).
4. Wpisanie dobrowolnego chorobowego zleceniobiorcy bez jego wniosku, albo pominięcie wniosku, który złożył.
5. Brak ZWUA po zakończeniu umowy: osoba nadal figuruje u Ciebie w RCA, a składki mogą być naliczane dalej.
6. Zlecenie zamiast etatu przy pracy podporządkowanej: zastąpienie umowy o pracę cywilnoprawną przy zachowaniu warunków pracy nie jest dopuszczalneprzepisNie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w § 1.Kodeks pracy, art. 22 § 1^2 (stan: 2026-10-14) ISAPW ustawie oznaczenie § 1[2]..
7. Założenie, że wpis firmy do CEIDG zgłasza też pracownika. Zgłasza tylko Ciebie jako płatnika (patrz poradnik o zgłoszeniu do ZUS dla JDG).

Terminy

Czynność	Termin
ZUS ZUA lub ZZA pracownika i zleceniobiorcy	7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia ( art. 36 ust. 4przepisZgłoszeń, o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, z zastrzeżeniem ust. 4a–5a i 9a.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 36 ust. 4 (stan: 2026-10-16) ISAPDla przedsiębiorcy (art. 6 ust. 1 pkt 5) obowiązek zgłoszenia ciąży na nim samym (ust. 3); termin 7 dni z ust. 4, wyjątek dla działalności rozpoczętej w styczniu: ust. 4b (tylko ubezpieczony z art. 18c ust. 1, preferencyjne składki).)
ZUS ZWUA	7 dni od ustania obowiązku ubezpieczenia (art. 36 ust. 11 ustawy o SUS)
Zmiana kodu lub tytułu ubezpieczenia	7 dni od zmiany
DRA, RCA i przelew składek (płatnik bez osobowości prawnej)	do 20. dnia następnego miesiąca ( art. 47 ust. 1 pkt 4przepisPłatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, z zastrzeżeniem ust. 1a, nie później niż: 1) (uchylony) 2) do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych; 3) do 15 dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną; 4) do 20 dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 47 ust. 1 (stan: 2026-10-16) ISAPPkt 3: płatnicy z osobowością prawną do 15. dnia; pkt 4: pozostali płatnicy (m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność) do 20. dnia następnego miesiąca.)
DRA, RCA i przelew składek (płatnik z osobowością prawną)	do 15. dnia następnego miesiąca

Najczęstsze pytania

Czy zleceniobiorcę zgłaszam w ZUS tak samo jak pracownika?

Tak, tym samym formularzem ZUA, ale z innym kodem tytułu (04 11 zamiast 01 10) i z odrębnymi zasadami: zleceniobiorca dobrowolnie decyduje o chorobowym, a składki zależą od innych jego tytułów do ubezpieczeń.

Kiedy składam ZUS ZZA zamiast ZUA?

Gdy osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Dla pracownika na etacie zawsze składasz ZUA. ZZA dotyczy sytuacji, w których ubezpieczenia społeczne wynikają z innego tytułu albo ich nie ma.

Jak policzyć termin 7 dni na zgłoszenie?

Od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia rozpoczęcia pracy lub wykonywania umowy. W przykładzie wyżej start 15 marca daje termin 22 marca 2027. Przy zgłoszeniu przed początkiem pracy nie ma ryzyka spóźnienia.

Co z umową o dzieło?

Zgłoszenia do ZUS co do zasady nie robisz, o ile dzieło nie jest wykonywane na rzecz Twojego pracownika-wykonawcy lub w zbiegu z jego etatem u Ciebie. Zasady porównuje wyjaśnienie o zleceniu i dziele.

Jak wyrejestrować pracownika po zakończeniu umowy?

Formularzem ZUS ZWUA w 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczenia, z kodem przyczyny z aktualnego wykazu ZUS. Potem osoba znika z następnych deklaracji DRA i RCA.

Czy muszę zgłaszać członka rodziny pracownika?

Członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego zgłasza się osobnym dokumentem, formularzem ZCNA, jeśli pracownik o to wnosi. Podstawę stanowią dane, które pracownik Ci przekazuje; zakres obowiązku sprawdź w opisie spraw ZUS.

Czy po zgłoszeniu pracownika muszę składać RCA, a nie tylko DRA?

Tak. DRA to deklaracja zbiorcza, a RCA imienny raport za każdą zgłoszoną osobę. Samo DRA wystarcza tylko w firmie bez zatrudnionych, o czym piszemy w poradniku o pierwszym pracowniku.

Zobacz także

• Pierwszy pracownik w JDG krok po kroku
• Zgłoszenie do ZUS dla JDG: ZUA, ZZA, PUE
• Pierwszy pracownik: obowiązki pracodawcy
• Umowa zlecenie i umowa o dzieło: ZUS i PIT
• Korekta deklaracji PIT, VAT, ZUS
• Kalkulator ZUS