KPiR w JDG: jak prowadzić księgę miesiąc po miesiącu

Informacja o treści przepisów, nie porada prawna ani podatkowa. Sprawdź stan prawny w ISAP i ustaw sposób księgowania z księgowym, jeśli masz towary, pracowników albo kasę fiskalną.

Odpowiedź w trzech zdaniach

KPiR to jedna tabela, w której wpisujesz przychody i koszty działalności, a dochód liczysz jako ich różnicę. Zapisy robisz na podstawie dowodów (faktur, raportów fiskalnych, dowodów wewnętrznych), a faktury sprzedaży wpisujesz najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu. Po każdym miesiącu sumujesz kolumny, a po roku masz z księgi dane do rocznego PIT-36 lub PIT-36L.

Kto prowadzi KPiR

• Skala podatkowa. To domyślny sposób opodatkowania przedsiębiorcy: dochody z działalności są opodatkowane według skali, chyba że złożysz oświadczenie o innej formie (art. 9a ust. 1 ustawy o PITprzepisDochody osiągnięte przez podatników ze źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, są opodatkowane na zasadach określonych w art. 27, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, chyba że podatnicy złożą właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o zastosowaniu opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych określonego w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 9a ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPDomyślnie skala podatkowa; liniowy (art. 30c) i ryczałt wymagają oświadczenia w terminie z art. 9a ust. 2.). Przy skali prowadzisz KPiR.
• Podatek liniowy. Po złożeniu oświadczenia o wyborze liniowego dochód jest opodatkowany stawką 19% podstawy obliczenia podatkuprzepisPodatek dochodowy od dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej uzyskanych przez podatników, o których mowa w art. 9a ust. 2 lub 7, z zastrzeżeniem art. 29 i art. 30, wynosi 19 % podstawy obliczenia podatku.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 30c ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAP. Księga jest ta sama co przy skali.
• Ryczałt. Nie prowadzisz KPiR, tylko ewidencję przychodów. Zasady opisuje poradnik o spisie z natury i wyjaśnienie o formie opodatkowania (linki niżej).
• Osoby objęte obowiązkiem. Rozporządzenie wskazuje, kto prowadzi księgę według wzoru: osoby fizyczne prowadzące działalność, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie (§ 3). Spółka z o.o. księgi przychodów i rozchodów nie prowadzi.
• Duży przychód. Księgi rachunkowe zamiast KPiR prowadzisz, jeśli przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły co najmniej równowartość kwoty w euro z ustawy o rachunkowości (art. 24a ust. 4 ustawy o PIT). Ta kwota to 2 500 000 euro przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów (art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Wybór formy opodatkowania i terminy oświadczeń opisuje Wyjaśnienie Jak wybrać formę opodatkowania w 2027 roku.

Co przygotować

• Program do księgowania. Ustawa przewiduje prowadzenie KPiR w programie komputerowym i przesyłanie jej do urzędu skarbowego (art. 24a ust. 1e ustawy o PIT, opis w pytaniach niżej). Księgę bez programu, jeśli wolno Ci ją jeszcze tak prowadzić, musisz zbroszurować i ponumerować jej karty (§ 5).
• Faktury sprzedaży: wystawione w KSeF z numerem KSeF oraz inne dowody sprzedaży.
• Faktury zakupu, rachunki, umowy, dowody wypłat wynagrodzeń i dokumenty opłat (czynsz, internet, paliwo, abonamenty).
• Raporty fiskalne dobowe lub miesięczne, jeśli masz kasę fiskalną.
• Dane kontrahentów: NIP i adres do kolumn 5-7.
• Spis z natury na 1 stycznia (albo na 31 grudnia poprzedniego roku), jeśli masz towary handlowe, materiały lub wyroby.
• Wyciągi z konta firmowego do sprawdzenia, czy wszystkie sprzedaże i wydatki są w księdze.

Układ księgi w pigułce

Rozporządzenie wyznacza wzór księgi z 19 kolumnami (załącznik do rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1299). Układ potwierdzono na tekście rozporządzenia i jego objaśnieniach. Najważniejsze kolumny:

Kolumny	Co wpisujesz
1	liczba porządkowa zapisu
2	data z dowodu (poniesienia wydatku, otrzymania towaru, uzyskania przychodu)
3	numer faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (jeśli wystawiona w KSeF)
4	inny numer dowodu księgowego
5-7	NIP, nazwa i adres kontrahenta
8	rodzaj przychodu lub wydatku, krótki opis zdarzenia
9	przychód ze sprzedaży towarów i usług
10	pozostałe przychody
11	razem przychód (kolumny 9 i 10)
12	zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu
13	koszty uboczne zakupu (transport, załadunek, ubezpieczenie w drodze)
14	wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom
15	pozostałe wydatki
16	razem wydatki (kolumny 14 i 15)
17	pole wolne na inne zdarzenia
18	koszty działalności badawczo-rozwojowej
19	uwagi

Krok po kroku

1. Załóż księgę na początek roku lub działalności. Księgę zakładasz na 1 stycznia roku podatkowego albo na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku (§ 19). Jeśli masz towary, materiały lub wyroby, wpisz spis z natury na 1 stycznia albo spis z 31 grudnia poprzedniego roku. Zasady opisuje poradnik Spis z natury w JDG krok po kroku.
2. Zbierz dowody za miesiąc i posortuj je. Rozdziel dowody na przychodowe i kosztowe. Każdy zapis musi mieć dowód: fakturę, raport fiskalny, rachunek, umowę albo dowód wewnętrzny (§ 6-9). Dowód wewnętrzny zawiera datę, opis zdarzenia, kwotę i podpis osoby, która go sporządziła.
3. Wpisz sprzedaż do 20. dnia następnego miesiąca. Zapisów na podstawie faktur sprzedaży i raportów fiskalnych dokonujesz najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu (§ 11 ust. 2). Przykład: faktury z marca wpisz najpóźniej 20 kwietnia. Fakturę wystawioną w KSeF zapisz z jej numerem KSeF w kolumnie 3, a kwotę netto w kolumnie 9. Szczegóły wystawiania opisuje poradnik Pierwsza faktura w KSeF.
4. Księguj faktury kosztowe według jednej, stałej metody. Wydatki wpisujesz według zasad potrącania kosztów z ustawy o PIT (§ 10). Koszt jest potrącany w roku, w którym został poniesiony (art. 22 ust. 4przepisKoszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 4a–5, 6 i 10.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 4 (stan: 2026-09-16) ISAP). Koszt pośredni, czyli niezwiązany bezpośrednio z konkretnym przychodem, potrącasz w dacie poniesienia (art. 22 ust. 5cprzepisKoszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 5c (stan: 2026-09-16) ISAPMoment potrącenia kosztów pośrednich (innych niż bezpośrednio związanych z przychodami). Dotyczy podatników prowadzących księgi rachunkowe oraz podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), ale w KPiR tylko pod warunkiem z art. 22 ust. 6: księga stale w każdym roku podatkowym pozwala wyodrębnić koszty odnoszące się tylko do tego roku; z zastrzeżeniem ust. 6b (nie przytoczono).). Te zasady stosuje się do KPiR tylko wtedy, gdy co roku prowadzisz ją tak, by wyodrębnić koszty dotyczące wyłącznie tego roku (art. 22 ust. 6przepisZasady określone w ust. 5–5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 6 (stan: 2026-09-16) ISAPDotyczy podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Ust. 6b o dniu poniesienia kosztu w KPiR nie jest tu przytoczony.). Definicja dnia poniesienia kosztu z art. 22 ust. 5d dotyczy ksiąg rachunkowych, więc w KPiR w kolumnie 2 wpisujesz datę wynikającą z dowodu (objaśnienie 3). Jeśli nie prowadzisz księgi w ten sposób, koszt ujmujesz w dacie wpisu do księgi. Metodę ustal z księgowym i stosuj ją konsekwentnie. Wydatek wpisz do kolumny 12 (towary), 13 (koszty uboczne), 14 (wynagrodzenia) albo 15 (pozostałe).
5. Sprawdź, czy wydatek jest kosztem. Koszt musi służyć osiągnięciu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów i nie może być na liście wyłączeń (art. 22 ust. 1przepisKosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 1 (stan: 2026-09-16) ISAPOgólna definicja kosztu: celowość (osiągnięcie przychodów albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła) i brak na liście wyłączeń z art. 23.). Zasady wyboru kosztów omawia Wyjaśnienie Koszty w JDG: co i jak odliczyć w 2027 roku.
6. Zapisuj kasę fiskalną z raportów. Jeśli prowadzisz ewidencję na kasie fiskalnej, wpisujesz dane z raportów dobowych albo, jeśli wolisz, z raportu miesięcznego na koniec miesiąca, skorygowane o kwoty mające wpływ na przychód (§ 12). Faktury do sprzedaży już ujętej na kasie nie wpisujesz drugi raz (§ 12 ust. 3).
7. Poprawiaj błędy zgodnie z rozporządzeniem. W księdze papierowej skreśl błędny zapis tak, by dał się odczytać, wpisz nowy, podpisz i datuj poprawkę (§ 6 ust. 2). Zapisy zmniejszające przychód lub koszt wpisujesz ze znakiem minus albo kolorem czerwonym. Korekty faktur opisuje poradnik Faktura korygująca w KSeF.
8. Zsumuj miesiąc. Po zakończeniu miesiąca zsumuj kolumny 9-16. Pod sumą miesiąca możesz wpisać sumy od początku roku do poprzedniego miesiąca i sumę narastającą od początku roku (objaśnienie 19).
9. Zrób spis z natury, jeśli masz towary. Spis robisz na 1 stycznia i na 31 grudnia (§ 20) oraz w innych sytuacjach wskazanych w poradniku o spisie. Wartość spisu wpisujesz do księgi, a wycena ma nastąpić w ciągu 14 dni od zakończenia spisu (§ 22 ust. 7).
10. Zamknij rok. Jeśli nie sumujesz narastająco, po roku sporządź w księdze zestawienie roczne: zsumuj miesiące (objaśnienie 20). Policz dochód: przychód z kolumny 11 minus koszty (patrz przykład). Dane przenieś do rocznego PIT. Tryb składania opisuje poradnik PIT roczny JDG online.

Przykład liczbowy: marzec i cały rok

Marzec 2027, wpisy miesięczne.

Lp.	Data	Zdarzenie	Przychód (kol. 9)	Zakup towarów (kol. 12)	Koszty uboczne (kol. 13)	Pozostałe wydatki (kol. 15)
1	03.03	FV sprzedaży usługi	12 000,00
2	15.03	FV sprzedaży usługi	6 000,00
3	10.03	FV zakupu towaru		6 500,00
4	10.03	Transport towaru			150,00
5	31.03	Czynsz biura				1 000,00
6	31.03	Internet				350,00

Suma marca: przychód 12 000 + 6 000 = 18 000,00 zł. Koszty: 6 500 + 150 + 1 000 + 350 = 8 000,00 zł. Dochód marca: 18 000 − 8 000 = 10 000,00 zł.

Zakładam, że w styczniu i lutym łącznie przychód wyniósł 30 000,00 zł, a koszty 14 000,00 zł. Suma narastająca na koniec marca: przychód 30 000 + 18 000 = 48 000,00 zł, koszty 14 000 + 8 000 = 22 000,00 zł, dochód 48 000 − 22 000 = 26 000,00 zł.

Zamknięcie roku z towarami. Dane za cały rok: przychód (kolumna 11) 210 000,00 zł; spis na początek roku 4 000,00 zł; zakupy z kolumn 12 i 13 razem 70 000,00 zł; spis na koniec roku 6 000,00 zł; wydatki z kolumny 16 razem 50 000,00 zł.

• Koszty: 4 000 + 70 000 − 6 000 + 50 000 = 118 000,00 zł.
• Dochód: 210 000 − 118 000 = 92 000,00 zł.

Wzór pochodzi z objaśnienia 22 do księgi: spis początkowy plus zakupy minus spis końcowy plus wydatki z kolumny 16. Jeśli towarów nie masz i nie robisz spisu, koszty to suma kolumn 12, 13 i 16 (kolumna 16 zawiera już sumę kolumn 14 i 15), a dochód to przychód minus ta suma. Dochód to jeszcze nie podatek: składki i ulgi zmieniają podstawę obliczenia podatku w rocznym PIT. Przykład nie liczy podatku, więc nie zależy od zmian skali z druku Sejmu nr 3293.

Metoda kasowa

Jeśli wybierzesz kasowy PIT, przychód z faktury dla przedsiębiorcy liczysz w dacie zapłaty, a nie wystawienia (art. 14c ust. 4-6przepis4. Metoda kasowa rozliczania przychodów ma zastosowanie wyłącznie do przychodów, które: 1) wynikają z transakcji między podatnikiem a przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców oraz 2) są udokumentowane fakturami wystawionymi w terminach określonych zgodnie z odrębnymi przepisami. 5. Metoda kasowa rozliczania przychodów nie ma zastosowania do przychodów wynikających z transakcji między podatnikiem a: 1) podmiotem powiązanym w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4 z podatnikiem, przy czym wielkość udziałów i praw, o których mowa w art. 23m ust. 2 pkt 1 lit. a–c, wynosi co najmniej 5 %; 2) podmiotem mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosujących szkodliwą konkurencję podatkową, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 23v ust. 2, lub zagranicznym zakładem położonym na terytorium lub w kraju stosujących szkodliwą konkurencję podatkową, określonych w tych przepisach. 6. Metoda kasowa rozliczania przychodów nie ma zastosowania do przychodów z odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 14c ust. 4–6 (stan: 2026-09-16) ISAPWyłączenia: tylko transakcje z przedsiębiorcą i udokumentowane fakturą; nie dotyczy podmiotów powiązanych (udział co najmniej 5 %), rajów podatkowych ani zbycia środków trwałych i WNiP.). Wtedy w kolumnie 2 wpisujesz datę powstania przychodu według art. 14c ust. 2, a ewidencję faktur prowadzisz osobno (art. 24a ust. 1daprzepis1da. Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję faktur dokumentujących przychody rozliczane metodą kasową, o której mowa w art. 14c. Ewidencja ta zawiera datę wystawienia faktury, numer faktury, kwotę należności wynikającą z faktury oraz datę uregulowania należności.ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 24a ust. 1da (stan: 2026-09-16) ISAPObowiązek ewidencji faktur dla przychodów rozliczanych metodą kasową.). Warunki opisuje Wyjaśnienie Kasowy PIT: kiedy przychód liczy się od zapłaty.

Terminy

Czynność	Termin
Założenie księgi	1 stycznia roku podatkowego lub dzień rozpoczęcia działalności
Wpis faktur sprzedaży i raportów fiskalnych	do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu
Wpis przychodów z dowodów wewnętrznych	raz dziennie, po zakończeniu dnia
Wpis pozostałych przychodów	do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu
Podsumowanie miesiąca	po zakończeniu miesiąca
Spis z natury	1 stycznia (lub 31 grudnia poprzedniego roku) oraz 31 grudnia
Wycena spisu	najpóźniej 14 dni po zakończeniu spisu
Zestawienie roczne	po zakończeniu roku podatkowego

Termin rocznego PIT i płatności zaliczek znajdziesz w Kalendarzu terminów JDG na 2027 rok.

Najczęstsze błędy

• Wpis faktury sprzedaży po 20. dniu następnego miesiąca. Dochód i zaliczka wychodzą wtedy w złym okresie.
• Wpisanie faktury w złej kolumnie, na przykład towaru do kolumny 15. Błąd zniekształca wzór na koszty przy spisie z natury.
• Brak numeru KSeF w kolumnie 3 przy fakturach wystawionych w KSeF.
• Ujęcie w księdze kosztu bez dowodu albo z dowodem bez wymaganych danych.
• Zapis na kasie fiskalnej i drugi zapis z faktury do tej samej sprzedaży.
• Pominięcie spisu z natury na 1 stycznia lub 31 grudnia, kiedy masz towary.
• Korekta bez znaku minus albo bez podpisu i daty przy księdze papierowej.
• Wpisanie wydatku, którego ustawa nie uznaje za koszt, albo bez związku z działalnością.

Błąd w dawnych zapisach naprawisz korektą deklaracji; opisuje to poradnik Korekta deklaracji PIT, VAT i ZUS. Według § 4 ust. 4 rozporządzenia księga uznawana jest za rzetelną i niewadliwą także wtedy, gdy na przykład niewpisane lub błędnie wpisane przychody nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu za dany rok, albo gdy poprawisz zapisy przed rozpoczęciem kontroli.

Najczęstsze pytania

Czy KPiR trzeba prowadzić w programie komputerowym?

Rozporządzenie opisuje obie formy (§ 5, § 6 ust. 2), ale ustawa o PIT wymaga prowadzenia KPiR przy użyciu programu komputerowego (art. 24a ust. 1e). Od którego roku obowiązek dotyczy Twojej firmy, wynika z przepisów przejściowych, więc sprawdź to przed rozpoczęciem roku. Jeśli prowadzisz księgę bez programu, musisz ją zbroszurować i ponumerować karty (§ 5).

Czy muszę wpisywać każdą fakturę osobno?

Faktury sprzedaży i zakupu wpisujesz jako osobne zapisy. Wyjątkiem jest sprzedaż z kasy fiskalnej, którą wpisujesz z raportów, oraz sprzedaż dokumentowaną zestawieniem sprzedaży, które zapisujesz w jednej pozycji na koniec miesiąca (§ 11 ust. 3 pkt 2, § 12).

Do kiedy wpisać fakturę kosztową?

Rozporządzenie nie wyznacza osobnego terminu na wpis faktury kosztowej, tylko odsyła do zasad potrącania kosztów z ustawy o PIT (§ 10). Koszt dotyczy roku, w którym go poniesiono (art. 22 ust. 4), a datę w kolumnie 2 bierzesz z dowodu. Zapisuj faktury kosztowe regularnie, razem ze sprzedażą, najpóźniej przed obliczeniem zaliczki za dany miesiąc.

Czy muszę robić spis z natury, jeśli świadczę tylko usługi?

Obowiązek dotyczy towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, wyrobów gotowych i podobnych składników (§ 20). Zakres, wyjątki i wycenę opisuje poradnik o spisie z natury w JDG.

Czy po przejściu na ryczałt dalej prowadzę KPiR?

Nie. Przy ryczałcie prowadzisz ewidencję przychodów. Przy zmianie formy opodatkowania pamiętaj o spisie z natury i o terminie oświadczenia; opisuje je Wyjaśnienie o wyborze formy opodatkowania.

Jak policzyć dochód z księgi?

Od przychodu z kolumny 11 odejmujesz koszty. Gdy masz spis z natury, koszty liczysz według wzoru z objaśnień do księgi: spis początkowy plus zakupy z kolumn 12 i 13 minus spis końcowy plus wydatki z kolumny 16 (objaśnienie 22). Przykład jest wyżej.

Co z księgą przy zawieszeniu lub zamknięciu firmy?

Przy zamknięciu działalności robisz spis likwidacyjny i zamykasz rok podatkowy; opisuje to poradnik Zamknięcie JDG i likwidacja. Zawieszenie omawia poradnik Zawieszenie JDG w CEIDG.

Czy księgę trzeba wysyłać do urzędu skarbowego?

Tak, według art. 24a ust. 1e ustawy o PIT. Po zakończeniu roku księgę wysyłasz elektronicznie do naczelnika urzędu skarbowego, w strukturze JPK, w terminie złożenia zeznania rocznego. Od którego roku obowiązek dotyczy Twojej firmy, określają przepisy przejściowe. Przed końcem roku sprawdź w programie księgowym albo u księgowego, czy obowiązek obejmuje Twoją firmę. Księgę i dowody przechowujesz także po wysłaniu.